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Os impostos sobre a folha de pagamento e os impostos trabalhistas são impostos que os empregadores pagam diretamente ao Internal Revenue Service (IRS). Há sobreposição entre estes impostos, embora haja uma ligeira diferença no local onde estes termos são utilizados e no que normalmente se entende por eles.
Os impostos trabalhistas são pagos ao IRS diretamente pelo empregador. Estes são o imposto de renda federal, os impostos da Previdência Social e do Medicare e os impostos da Lei Federal do Imposto sobre o Desemprego (FUTA).
Os impostos sobre a folha de pagamento são contribuições para a Segurança Social e o Medicare, mas são definidos como impostos sobre a folha de pagamento apenas no Formulário 941 do IRS, um formulário que os empregadores usam para apresentar declarações trimestrais.
Principais conclusões
- Os impostos trabalhistas são pagos ao IRS diretamente pelo empregador.
- Os impostos trabalhistas incluem imposto de renda federal, impostos de Previdência Social e Medicare e impostos da Lei Federal de Imposto sobre Desemprego (FUTA).
- A definição de “impostos sobre a folha de pagamento” é um pouco vaga, mas, de modo geral, o termo se refere a um subconjunto de impostos trabalhistas que aparecem no seu contracheque – Previdência Social e Medicare.
Noções básicas de imposto trabalhista
O IRS usa o termo impostos trabalhistas para se referir a uma lista de impostos relacionados aos funcionários, incluindo os impostos de renda federais do IRS retidos do pagamento do funcionário e pagos ao IRS em nome do funcionário.
Estes incluem:
- Imposto de renda federal
- Impostos da Lei Federal de Contribuição de Seguros (FICA)
- Impostos da Lei Federal de Imposto sobre Desemprego (FUTA)
- Imposto adicional sobre Medicare
Os impostos FICA são os impostos federais sobre sobrevivência, velhice e seguro de invalidez (Segurança Social); e imposto de seguro hospitalar, conhecido como Medicare. Esses impostos também são retidos no pagamento dos funcionários e pagos ao IRS.
Observação
Os impostos da Previdência Social e do Medicare oferecem benefícios para aposentados, pessoas com deficiência e crianças.
FICA Taxes
A retenção da Segurança Social é de 12,4%, paga como 6,2% retidos ao trabalhador e 6,2% pagos pelo empregador. O Medicare é de 2,9%, com 1,45% pago pelo empregado e pelo empregador.
Impostos FUTA
Os empregadores pagam impostos FUTA com base no número de funcionários que possuem e nas taxas de desemprego. Esses impostos não são deduzidos do salário dos empregados; apenas um empregador os paga.
Observação
Os impostos trabalhistas devem ser pagos pelos empregadores, seja por meio de retenção na fonte do salário do empregado, por pagamento direto ou ambos. Se você trabalha por conta própria, deverá pagar impostos FICA na forma de imposto sobre trabalho autônomo.
Imposto adicional sobre Medicare
O Imposto Adicional do Medicare é um imposto trabalhista cobrado de alguns funcionários com rendimentos mais elevados. Isto é um acréscimo às contribuições habituais do Medicare. Os empregadores devem reter o Imposto Adicional do Medicare sobre salários pagos acima de US$ 200.000 para indivíduos.
Os funcionários podem precisar apresentar pagamentos de impostos estimados para cobrir o valor total se o imposto retido pelo empregador não for suficiente. Se o funcionário pagar o valor total do imposto adicional do Medicare, os empregadores poderão preencher os formulários 4669 e 4670.
Noções básicas sobre impostos sobre a folha de pagamento
Os impostos sobre a folha de pagamento são um subconjunto dos impostos trabalhistas, mas a definição pode mudar dependendo de a quem você perguntar. Dito isto, os impostos sobre os salários são normalmente considerados os impostos da Segurança Social e do Medicare retidos do seu salário e equiparados pelo seu empregador.
Observação
O IRS raramente usa o termo “impostos sobre a folha de pagamento” – você provavelmente o verá no Formulário 941. Este formulário deve ser preenchido trimestralmente com o IRS para relatar os impostos que você reteve.
Obrigações fiscais do empregador
Os impostos trabalhistas abrangem todos os impostos que os empregadores devem pagar se tiverem empregados, e os impostos sobre a folha de pagamento são os impostos relacionados ao Formulário 941. O IRS aborda a retenção na fonte tanto para os impostos FICA (Lei de Contribuições de Renda Federal) quanto para o imposto de renda federal neste formulário.
Os empregadores devem:
- Reter imposto de renda federal do pagamento dos funcionários
- Reter impostos FICA do pagamento dos funcionários e pagar esses impostos, mais um valor igual de sua empresa
- Reter quaisquer impostos de renda estaduais do pagamento dos funcionários
- Reter o imposto adicional do Medicare para os rendimentos do funcionário acima de um limite exigido
- Pague impostos federais e estaduais sobre desemprego, com base no número de funcionários que você tem
- Pagar taxas de compensação trabalhista a agências estaduais ou federais
- Arquivar o Formulário 941 trimestralmente
As taxas de compensação trabalhista são pagas a agências estaduais ou federais e podem variar dependendo de vários fatores.
Quando depositar impostos trabalhistas
De modo geral, os empregadores devem depositar a retenção na fonte. As regras para depósito podem variar dependendo da natureza do seu negócio e de quanto você retém. Os empregadores devem depositar:
- Qualquer imposto de renda federal retido
- A parcela do empregador e do empregado nos impostos da Previdência Social
- A parcela do empregador e do empregado dos impostos do Medicare
Os empregadores tradicionais devem depositar mensalmente ou semestralmente; a programação que você precisará usar depende do tipo de negócio que você possui. A maioria dos empregadores preencherá os Formulários 941, 944 ou 945 e poderá determinar o seu cronograma de depósito usando a Publicação 15. Os empregadores com empregados agrícolas arquivarão o Formulário 943 e precisarão usar a Publicação 51 para determinar o seu cronograma.
Os depósitos mensais são devidos até o dia 15 do mês seguinte, e os depósitos semestrais são devidos até a quarta-feira seguinte ao pagamento de quarta, quinta ou sexta-feira. Se você pagou aos seus funcionários no sábado, domingo, segunda ou terça-feira, os depósitos deverão ser feitos até a sexta-feira seguinte.
A regularidade dos depósitos estaduais e locais pode depender das leis onde você está reportando.
Perguntas frequentes (FAQ)
O imposto sobre a folha de pagamento é o mesmo que o imposto sobre o emprego?
Não exatamente. Os impostos sobre o emprego são, em geral, todos os impostos relacionados com os trabalhadores – imposto sobre o rendimento, impostos sobre a Segurança Social e Medicare e impostos sobre o desemprego. Os impostos sobre os salários podem ser definidos de forma diferente dependendo de a quem você pergunta, mas, em geral, são um subconjunto dos impostos trabalhistas e incluem alguns dos impostos que aparecem no seu contracheque – Seguro Social e Medicare.
O que são considerados impostos trabalhistas?
De modo geral, três tipos diferentes de impostos são considerados impostos trabalhistas: imposto de renda federal, impostos da Previdência Social e Medicare e impostos da Lei Federal do Imposto sobre o Desemprego (FUTA).
