Suas responsabilidades fiscais sobre a folha de pagamento como empregador

Pagar impostos sobre a folha de pagamento é uma das atividades menos divertidas de qualquer empresa com funcionários. Mas os impostos são um facto da vida. Mas quais impostos sobre a folha de pagamento devem ser pagos e quando?

Neste artigo, revisaremos suas principais responsabilidades em relação aos impostos sobre a folha de pagamento, incluindo a retenção de impostos federais sobre a renda e impostos da Previdência Social/Medicare, o envio desses impostos ao IRS e o pagamento de outros impostos trabalhistas, como o imposto de desemprego.

O que são impostos sobre a folha de pagamento? 

Os impostos sobre a folha de pagamento são aqueles que você deve considerar ao pagar os funcionários. Alguns desses impostos são retidos no pagamento dos funcionários e outros são de sua responsabilidade como empregador.

Esses impostos incluem: 

• Retenção de impostos de renda federais, estaduais e locais dos contracheques dos funcionários.
• Reter impostos FICA dos contracheques dos funcionários e pagar uma quantia igual como empregador. 
• Pagar impostos de desemprego com base no salário dos funcionários. 
• Pagamento de valores aos fundos estaduais e federais de compensação dos trabalhadores, com base no salário dos funcionários.

Caso você esteja se perguntando, os termos “impostos sobre a folha de pagamento” e “impostos trabalhistas” são basicamente os mesmos. O IRS usa o termo “impostos trabalhistas”.

Suas responsabilidades comerciais em relação aos impostos sobre a folha de pagamento

Como empresa com funcionários, você tem certas responsabilidades importantes relacionadas aos impostos sobre a folha de pagamento.

Ter uma compreensão dessas responsabilidades o ajudará a garantir o cumprimento da lei. Todos os empregadores devem:

• Colete informaçõesdos funcionários em um formulário W-4 quando o funcionário é contratado, para que você possa reter o imposto de renda federal conforme orientação do funcionário. Não é sua responsabilidade como empregador garantir que o funcionário tenha o valor “correto” retido.
• Reter (retirar) os impostos apropriadosprovenientes dos contracheques dos funcionários. Esses impostos incluem os impostos de renda federais, estaduais e locais que os funcionários devem pagar, os impostos FICA retidos dos funcionários e também pagos por você como empregador. Você, como empregador, deve reter o imposto de renda conforme o funcionário designou no formulário W-4; Os impostos FICA são deduzidos como uma porcentagem do salário bruto.
• Reserve fundospara esses impostos sobre a folha de pagamento, incluindo as parcelas do empregador e do empregado da Previdência Social/Medicare, e as responsabilidades do empregador por impostos de desemprego e indenizações trabalhistas. Esses fundos são chamados de impostos sobre fundos fiduciários, o que significa que são mantidos sob custódia até que sejam solicitados a serem pagos.
• Pague os impostospara o órgão apropriado. Isso inclui impostos sobre funcionários e impostos sobre empregadores. Por exemplo, você pagará ao IRS tanto a retenção do imposto de renda federal quanto os valores da Previdência Social/Medicare. Você também deve pagar os impostos FICA que recolheu dos funcionários, juntamente com sua própria parcela dos impostos FICA como empregador.
• Informar imposto devidoàs agências apropriadas e aos funcionários, conforme especificado por lei. Esses relatórios incluem o Formulário 941 – Relatório Trimestral de Salários e Impostos do Empregador e o Formulário 940 – Relatório de Imposto sobre Desemprego.
• Fornecer outros relatóriospara agências federais, estaduais e locais, conforme necessário. Por exemplo, você deve relatar a situação profissional de todos os novos funcionários.

Responsabilidade pessoal pelos impostos sobre a folha de pagamento

Ter uma empresa, mesmo que seja uma corporação, não isenta os funcionários, executivos ou proprietários da empresa de responsabilidade pessoal se os impostos sobre a folha de pagamento não forem pagos. Por exemplo, se você for uma LLC unipessoal, você é o único proprietário da empresa e tem responsabilidade pessoal por esses impostos. Você, como proprietário, ainda é responsável.

Se a sua empresa for uma corporação, a responsabilidade pessoal geralmente é atribuída a um executivo de alto escalão, que tem a função de garantir que os pagamentos e relatórios sejam enviados dentro do prazo.

Penalidades pelo não pagamento de impostos sobre a folha de pagamento

O IRS diz: 

Os empregadores que não cumprirem as leis tributárias trabalhistas podem estar sujeitos a sanções criminais e civis por não pagarem intencionalmente impostos trabalhistas [sobre a folha de pagamento].

As multas e penalidades por falta de notificação e arquivamento são pesadas, mesmo que a falha não seja considerada intencional. 

Como ter certeza de que você cumprirá suas responsabilidades fiscais sobre a folha de pagamento

A melhor maneira de garantir que os impostos sobre os salários sejam retidos, contabilizados, informados e pagos é configurar um sistema que funcione automaticamente.

Primeiro, configure umconta bancária de folha de pagamento separada, para que você possa manter os pagamentos e receitas relacionados à folha de pagamento separados da contabilidade geral da empresa.

Entãoencontre alguém para fazer sua folha de pagamento:

• Use software de contabilidade de folha de pagamento.A maioria dos sistemas de contabilidade empresarial possui um sistema complementar de contabilidade de folha de pagamento. Encontre um que funcione para o seu negócio.
• Terceirize a folha de pagamento para um serviço. Seu contador pode fornecer esse serviço, ou você pode encontrar uma pessoa ou empresa que cuidará pessoalmente da folha de pagamento de sua empresa – criando contracheques e colocando dinheiro em uma conta dedicada.
• Use um aplicativo on-line independente de contabilidade de folha de pagamento, como Gusto ou Paychex.

Mesmo uma empresa muito pequena, com poucos funcionários, pode se beneficiar se outra pessoa cuidar das responsabilidades fiscais sobre a folha de pagamento. Basta lembrar que quem faz a folha de pagamento e lida com os impostos sobre a folha de pagamento, a responsabilidade é, em última análise, sua como proprietário da empresa.