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Principais conclusões
- Todos os empregadores são obrigados a reter o imposto de renda, o imposto da Previdência Social e o imposto do Medicare dos salários dos funcionários, relatar e enviar esses valores ao IRS.
- Os empregadores também devem igualar os impostos da Segurança Social e do Medicare que foram retidos e pagar esses montantes ao IRS.
- O IRS avalia penalidades monetárias que variam de 2% a 100% do imposto não pago quando os empregadores desconsideram intencionalmente esses requisitos, dependendo do tipo de imposto.
- Penalidades podem ser cobradas mesmo se você simplesmente atrasar o envio dos pagamentos.
O que são penalidades fiscais não pagas sobre a folha de pagamento?
O IRS lista vários requisitos e penalidades pelo não cumprimento das obrigações da folha de pagamento na Publicação 15 do IRS, mas alguns são mais comuns do que outros. Os erros mais frequentes ocorrem nos impostos do Formulário 941 – impostos retidos na fonte e FICA – mas alguns se aplicam a outros formulários semelhantes.
- Falha no arquivamento O formulário 941 e formulários semelhantes resultarão em uma multa de 2% se você estiver atrasado de um a cinco dias, uma multa de 5% se estiver atrasado de seis a 15 dias ou 10% para pagamentos feitos com 16 dias de atraso ou mais, ou dentro de 10 dias após o primeiro aviso do IRS. A multa máxima é de 15%, que se aplica a valores que você não paga mais de 10 dias após receber o primeiro aviso do IRS sobre o imposto devido.
- O não fornecimento de informações aos funcionários, como os Formulários W-2, e outros beneficiários no Formulário 1099-MISC também pode significar penalidades do IRS.
- Uma penalidade de recuperação de fundo fiduciário (TFRP) é cobrada pelo não pagamento de impostos sobre a folha de pagamento no vencimento.
Observação
Os depósitos são aplicados ao passivo mais recente, portanto, tome cuidado para não atrasá-los.
Como funcionam as penalidades fiscais não pagas sobre a folha de pagamento?
Digamos que você precise fazer um depósito de US$ 1.500 todos os meses. Você não faz seu depósito em 15 de março, mas faz um depósito de US$ 2.000 em 15 de abril para recuperar o atraso. Desse pagamento, $ 1.500 são aplicados até 15 de abril e $ 500 até 15 de março, portanto, você poderá receber uma multa pelos $ 1.000 que não foram depositados em 15 de março.
Você também pode ser penalizado por impostos não pagos sobre a folha de pagamento se classificar erroneamente os funcionários como contratados independentes. Você não precisa reter imposto de renda ou imposto FICA sobre pagamentos feitos a contratados independentes, mas poderá enfrentar penalidades se o IRS descobrir que eles foram classificados incorretamente e deveriam ter sido pagos como empregados porque não cumpriram as regras de qualificação para contratados independentes.
Os impostos sobre a folha de pagamento são impostos sobre fundos fiduciários
Os impostos sobre fundos fiduciários são aqueles cobrados de alguém, normalmente um cliente ou funcionário, e então mantidos por uma empresa “em fideicomisso” até que sejam entregues à entidade tributária apropriada. O imposto sobre vendas e os impostos sobre a folha de pagamento são os tipos mais comuns de impostos sobre fundos fiduciários.
O IRS pode impor a penalidade de recuperação do fundo fiduciário para esses impostos não pagos quando uma empresa não efetua os pagamentos dentro do prazo. O TFRP pode ser imposto pelo IRS para intencional:
- Falta de cobrança de imposto
- Não contabilização e pagamento de impostos
A falha deve passar por esses testes “intencionais” e ser cometida por uma parte responsável pela falha. O IRS define intencional como “voluntária, consciente e intencionalmente”.
Observação
Em alguns casos, um desrespeito imprudente pelos factos óbvios é suficiente para demonstrar obstinação.
Tipos de impostos sobre a folha de pagamento
O IRS chama os impostos sobre a folha de pagamento de “impostos trabalhistas”. Eles são aqueles que sua empresa é obrigada a reter e pagar quando você tem funcionários. Esses impostos incluem:
- Imposto de renda federal: deve ser retido no pagamento dos funcionários e pago ao IRS conforme exigido por lei.
- Impostos da Previdência Social e do Medicare: comumente chamados de “impostos FICA”, esses impostos devem ser retidos do pagamento dos funcionários e igualados pelos empregadores.
- Impostos federais sobre desemprego: devem ser pagos pelo empregador, com base no salário bruto de todos os funcionários.
- Impostos estaduais sobre desemprego: devem ser recolhidos, informados e pagos de acordo com as leis estaduais.
Digamos que uma empresa tenha vários funcionários e retenha US$ 5.000 em imposto de renda federal e US$ 2.000 em imposto FICA de todos os contracheques de funcionários em um dia de pagamento.
- Os US$ 5.000 em imposto de renda federal devem ser pagos ao IRS.
- Os US$ 2.000 em impostos FICA devem ser pagos ao IRS para a Administração da Previdência Social, juntamente com US$ 2.000 adicionais que a empresa deve como sua parcela dos impostos FICA.
A empresa deve identificar os impostos trabalhistas retidos em sua contabilidade e efetuar os pagamentos ao IRS no vencimento.
Perguntas frequentes (FAQ)
Qual é a penalidade por não pagar impostos FICA?
A penalidade por não pagar impostos FICA e outros impostos trabalhistas é baseada no atraso. Eles começam em 2% para impostos pagos com um a cinco dias de atraso e até 15% para impostos pagos mais de 10 dias após você receber o aviso do IRS sobre sua conta de imposto não paga.
O que acontece se você pagar impostos sobre a folha de pagamento com atraso?
Se você enviar seus impostos sobre a folha de pagamento com atraso, terá que pagar uma multa baseada no atraso no pagamento de seus impostos. As penalidades variam de 2% a 15%.
