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Tanto as pequenas como as grandes empresas precisam minimizar despesas relacionadas a viagens, refeições e outras despesas com funcionários para manter as finanças da empresa sob controle. E como empresário, você desempenha muitas funções, por isso nem sempre é fácil conhecer as melhores políticas para o uso adequado dos cartões de crédito da empresa pelos funcionários. Se você deseja e precisa criar uma política eficaz de cartão de crédito para funcionários, mas não tem orientação sobre como fazê-lo, continue lendo.
Principais conclusões
- Uma das melhores maneiras de reduzir despesas desnecessárias com funcionários é criar políticas de cartão de crédito para funcionários.
- Você precisará comunicar os limites de gastos de crédito, atividades consideradas violações de uso e repercussões pelo uso inadequado do cartão.
- No final de cada mês, os funcionários devem apresentar um relatório detalhado de todas as cobranças, recibos e códigos contábeis aplicáveis.
- Implementar políticas de cartão de crédito para funcionários pode ajudar você e sua empresa a se prepararem para o sucesso.
Definir responsabilidades do funcionário com cartão de crédito
Se você emitir cartões de crédito para seus funcionários, precisará implementar regras que regem como seus funcionários podem usar o cartão de crédito. Eles serão responsáveis por seguir essas regras e por manter o cartão seguro e protegido.
As políticas de cartão de crédito dos funcionários podem incluir, mas não estão limitadas a:
- Quem pode usar o cartão
- Limites de gastos por cartão
- Despesas aprovadas que podem ser cobradas no cartão
- Repercussões do uso indevido do cartão
Observação
Os funcionários devem ser responsabilizados pela segurança do cartão, bem como pela privacidade de qualquer informação relacionada à empresa.
Você precisa comunicar limites de gastos, atividades consideradas violações e repercussões pelo uso inadequado do cartão. Os funcionários são responsáveis por garantir que o cartão seja mantido em local seguro, que a conta do cartão esteja livre de atividades fraudulentas e que o número do cartão seja mantido em sigilo.Você também pode declarar que o cartão de crédito empresarial deve ser usado apenas pelo funcionário e não por qualquer outro indivíduo.
Explique os limites de gastos
Você precisará estabelecer regras e diretrizes que ditem as atividades ou transações onde o cartão de crédito deve ser usado e quanto pode ser gasto no cartão.
Na maioria dos casos, os gastos devem ser limitados às necessidades de funcionários específicos para determinadas tarefas ou viagens. Cada departamento pode ter seus próprios limites de gastos, e eles devem ser somados e sincronizados com o orçamento geral de despesas do departamento. Por exemplo, você pode limitar os gastos de cada cartão a não mais do que US$ 3.000, mas se for necessário um aumento, um funcionário pode defender isso junto ao diretor financeiro (se você tiver um) ou a você.
Cada funcionário não deve exceder esse limite e, se o fizer, deverá cobrir quaisquer taxas acima do limite. Por último, os cartões de crédito da empresa nunca devem ser utilizados para adiantamentos de dinheiro.
Observação
É aconselhável informar cada funcionário sobre os limites de gastos no momento da emissão do cartão de crédito da empresa.
Exigir um relatório de uso regular
Você precisará de um processo para responsabilizar os funcionários pelo uso do cartão de crédito da empresa. No final de cada mês, os funcionários devem apresentar um relatório detalhado de todas as cobranças, recibos e códigos contábeis aplicáveis. Cada funcionário deve garantir que anexa os recibos de despesas ao extrato mensal antes de enviá-los à empresa para fins de verificação.
Todos esses relatórios de uso precisam ser feitos dentro do prazo para evitar atrasos nos pagamentos com cartão. Isso o ajudará a monitorar seus gastos mensais com facilidade e a auditoria será mais simples.
Declare claramente que os cartões não são para despesas individuais
Pode ser aconselhável ser muito rigoroso quanto ao uso do cartão de crédito do funcionário, afirmando claramente que ninguém está autorizado a usá-lo para despesas pessoais. A definição de uso pessoal, neste caso, é uma despesa não relacionada ao funcionamento do negócio. A empresa deve ter consequências específicas para qualquer funcionário que utilize o cartão para despesas pessoais.
Observação
As compras e cobranças de cartão de crédito dos funcionários devem ser limitadas a atividades relacionadas aos negócios, como refeições para clientes ou suprimentos comerciais.
Revise o uso do cartão de crédito do funcionário
Se sua empresa emite cartões de crédito para funcionários, você deve realizar uma análise mensal do uso do cartão de cada funcionário. Você também pode incluir o supervisor do funcionário e com certeza vai querer alguém do departamento de contabilidade. O supervisor do funcionário deve garantir que a utilização do cartão seja limitada à finalidade a que se destina. Além disso, o departamento de contabilidade deve verificar se todos os recibos e demais documentos de despesas apresentados pelo funcionário são autênticos.
Observação
Você também precisará de uma política sobre como lidar com cobranças contestadas de cartão de crédito, além de um processo sobre como lidar com o cancelamento de cartões para funcionários demitidos.
Cada empresa que utiliza cartões de crédito corporativos e de funcionários deve ter uma política de cartão de crédito de funcionários clara, eficaz e detalhada para evitar qualquer uso indevido dos cartões. Pode evitar problemas ou mal-entendidos e evitar gargalos caso um funcionário precise incorrer em despesas de trabalho e não tenha outra forma de pagamento.
Perguntas frequentes (FAQ)
O que é uma política de cartão de crédito?
Uma política de cartão de crédito faz parte das políticas financeiras e contábeis da sua empresa. Ele descreve como um cartão de crédito corporativo pode ser usado, como quais despesas podem ser cobradas e quanto pode ser gasto nele. Também pode indicar quais funcionários podem ter cartão de crédito corporativo.
Como funciona um cartão de crédito de funcionário?
Os cartões de crédito dos funcionários permitem que os funcionários façam compras relacionadas ao trabalho em um cartão de crédito vinculado a uma conta comercial. Esses funcionários são usuários autorizados do cartão, para que possam acompanhar as transações e solucionar eventuais problemas. Cada cartão tem o nome do funcionário e geralmente você pode obter um novo cartão para um funcionário gratuitamente com o emissor do cartão.
