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Calcular a folha de pagamento corretamente pode ser um desafio, especialmente quando você é proprietário de uma pequena empresa. Sua experiência reside no empreendedorismo – não necessariamente em acompanhar as diversas leis trabalhistas e tributárias que se aplicam a cada um de seus funcionários. Quer você tenha um único funcionário ou uma equipe grande, configurar um sistema de folha de pagamento preciso e confiável evitará problemas sérios para seus funcionários e sua empresa.
Principais conclusões
- A primeira etapa na configuração da folha de pagamento para sua pequena empresa é obter um número de identificação de empregador do IRS.
- Conheça a diferença entre funcionários e contratados independentes.
- Novos funcionários devem preencher um W-4 e um I-9.
- Selecione um processo de folha de pagamento que esteja em conformidade com as leis estaduais e federais e escolha uma plataforma de folha de pagamento que melhor atenda ao seu orçamento e às necessidades do seu negócio.
- Erros na folha de pagamento podem custar caro, então reserve um tempo para entender o processo e converse com o Departamento do Trabalho do seu estado para esclarecer quaisquer dúvidas.
Solicite um Número de Identificação do Empregador (EIN)
Seu (número de identificação do empregador) EIN é um número exclusivo atribuído especificamente à sua empresa para fins do Internal Revenue Service (IRS). Este número identifica sua empresa ao relatar informações sobre seus funcionários a agências governamentais federais e estaduais. Exemplos destas informações incluem o rendimento total e os impostos pagos em seu nome.
Inscreva-se para obter seu EIN diretamente através do IRS. A maneira mais conveniente de concluir esta transação é por meio de um aplicativo online. No entanto, as inscrições também são aceitas por fax e correio.
Verifique os regulamentos estaduais e locais para requisitos adicionais de EIN
Embora muitos estados e localidades aceitem seu EIN federal para identificação, alguns exigem números separados para fins fiscais. Os exemplos incluem Nova York, Massachusetts e Carolina do Sul. Você pode determinar os regulamentos de sua cidade e/ou estado visitando o site de pequenas empresas do estado apropriado.
Entenda a diferença entre contratante independente e funcionário
O fato de você empregar prestadores de serviços independentes ou funcionários impacta significativamente a forma como a renda, o Medicare, a Previdência Social e os impostos de desemprego são pagos, por isso é fundamental compreender a distinção entre os dois.
O teste básico se resume às três questões principais a seguir:
- O empregador controla quando, onde e como o trabalho é concluído? Nesse caso, o trabalhador é provavelmente um empregado.
- O empregador controla os aspectos financeiros do trabalho? Por exemplo, as despesas são reembolsadas? Nesse caso, o trabalhador é provavelmente um empregado.
- O relacionamento é contínuo ou o trabalhador está empregado para um projeto específico sem expectativa de continuidade no emprego? Se o relacionamento for contínuo e se forem oferecidos benefícios, o trabalhador provavelmente é um empregado.
Obtenha os formulários de funcionários necessários
Assim que seus próprios documentos estiverem em ordem, você estará pronto para contratar seus funcionários. Certifique-se de coletar informações fiscais e de folha de pagamento nos primeiros dias de emprego para garantir que eles recebam seu primeiro contracheque em tempo hábil. Você pode incentivar o uso de depósito direto pelos funcionários para pagamentos mais rápidos.
Observação
Cada funcionário deve preencher o Formulário W-4 do IRS, que permite calcular a retenção de imposto correta. Os funcionários também devem preencher um formulário I-9 para verificar se têm permissão legal para trabalhar nos Estados Unidos.
Escolha o seu período de pagamento
Quanto menos períodos de pagamento você tiver, mais fácil será concluir sua folha de pagamento. No entanto, alguns estados exigem que os funcionários sejam pagos de acordo com um determinado cronograma, por exemplo, semanal ou quinzenalmente. Entre em contato com o Departamento do Trabalho do seu estado para determinar se o período de pagamento proposto está em conformidade com os regulamentos estaduais.
Crie processos relacionados à folha de pagamento
Antes de poder emitir contracheques precisos, você precisará de um método para monitorar as horas dos funcionários. Existem muitas ferramentas disponíveis para o seu sistema de folha de pagamento, desde planilhas básicas de login até plataformas que rastreiam a atividade dos funcionários em telefones ou computadores. Também é importante estabelecer políticas de folga remunerada se você planeja oferecê-la, pagamento de horas extras e quaisquer outros benefícios.
Por outro lado, você deve ter um processo em vigor para garantir que as deduções de benefícios, impostos e despesas semelhantes sejam pagas aos fornecedores e agências apropriados em nome de seus funcionários.
Selecione uma plataforma de folha de pagamento
Se você planeja cuidar da folha de pagamento internamente, certifique-se de que você ou seu contador estejam confortáveis com as nuances dessa tarefa. Existem várias plataformas de folha de pagamento de alta qualidade disponíveis para facilitar as coisas. No entanto, a maioria das pequenas empresas prefere serviços de controladoria terceirizados, pois esses profissionais têm o conhecimento e a experiência para produzir a folha de pagamento com precisão e dentro do prazo.
Produza sua folha de pagamento
Depois que você ou seu controlador inserir as informações pessoais dos funcionários em seu sistema de folha de pagamento, você estará pronto para produzir sua primeira execução da folha de pagamento. Usando as ferramentas de cronometragem disponíveis para trabalhadores horistas (não isentos), insira ou relate o número de horas de cada um. Os trabalhadores assalariados (isentos) não precisam reportar suas horas de trabalho. Eles recebem o mesmo valor todas as semanas.
Observação
Se você estiver calculando os custos do trabalho em sua contabilidade, ainda desejará que os funcionários assalariados controlem suas horas. Isso não será levado em consideração no pagamento semanal, mas você desejará alocar tempo com precisão aos empregos para compreender os custos. Considere usar um programa de controle de tempo que sincronize com seu software de contabilidade geral para produzir esses relatórios. Muitos também terão sincronização com sua folha de pagamento, para que você possa usá-los tanto para funcionários assalariados quanto para horistas.
Retenha os registros necessários
Certos registros relacionados à folha de pagamento devem ser retidos para fins de IRS. Como regra geral, você deve manter todos os registros de indivíduos que estejam ativamente empregados, independentemente da duração do seu mandato. Muitos registros devem ser retidos por um determinado período após o término do emprego. Por exemplo, você deve reter os registros da folha de pagamento por seis anos. Instruções específicas estão disponíveis através do IRS.
Calcular e Pagar Impostos Federais e Estaduais sobre Folha de Pagamento
Finalmente, você, como empregador, é responsável por efetuar o pagamento do imposto sobre a folha de pagamento e produzir determinados relatórios. Geralmente, os relatórios são entregues trimestralmente ou anualmente. Utilize os recursos disponíveis no IRS e na repartição de finanças do seu estado para garantir que todos os impostos e relatórios sejam tratados de forma adequada.
A folha de pagamento precisa e dentro do prazo é uma das responsabilidades mais importantes do seu negócio. Primeiro, os erros na folha de pagamento são uma maneira infalível de incomodar os funcionários. Em segundo lugar, os erros fiscais podem resultar em multas e penalidades significativas. Considere cuidadosamente como sua folha de pagamento será tratada para garantir que você evite as armadilhas mais comuns.
Perguntas frequentes (FAQ)
Como executo a folha de pagamento de uma pequena empresa?
Não há uma resposta simples. Para administrar a folha de pagamento, você precisará começar com o básico (obter um número de identificação do empregador) e, em seguida, passar para grandes decisões, como escolher o processo e a plataforma da folha de pagamento. Não tenha pressa em cada etapa do processo; erros podem custar caro.
Como posso fazer a folha de pagamento gratuitamente?
Para fazer a folha de pagamento, provavelmente você precisará fazer isso sozinho. Para pagar impostos, você usará o sistema eletrônico de pagamento de impostos federais (EFTPS) do IRS. A partir daí, algumas das etapas que você precisará seguir incluem relatar seus trabalhadores ao seu estado, calcular salários e deduções e somar e pagar impostos federais.
