Guia do empregador: Qual remuneração do funcionário é tributável?

Quando se trata de calcular o rendimento tributável dos seus funcionários, pode ser difícil separar o que é tributável para os funcionários e o que não é. Parece que todo tipo de renda é tributável, mas isso não é necessariamente verdade.

O pagamento tributável neste artigo refere-se à renda para fins de imposto de renda federal, conforme relatado no formulário anual W-2 do funcionário. Não inclui salários e benefícios que devem ser incluídos para fins de imposto FICA (Segurança Social/Medicare).

Remuneração e benefícios tributáveis

Todos os pagamentos que sua empresa faz aos funcionários pelo trabalho são tributáveis, incluindo salários e vencimentos, incluindo horas extras. Outros exemplos de rendimento tributável incluem gorjetas, comissões e taxas, benefícios e opções de ações.

Aqui estão mais alguns detalhes sobre cada tipo de lucro tributável:

A renda bruta do funcionário é tributável ao funcionário, incluindo o pagamento de horas extras para funcionários não isentos e determinados funcionários isentos de renda mais baixa. 

Todosrenda de gorjetaestá incluído com todas as outras receitas nas caixas relevantes do Formulário W-2. Observe que as gorjetas alocadas (aquelas determinadas por uma fórmula para todos os funcionários que recebem gorjetas) devem ser mostradas no Quadro 1, mas não em outros itens de renda.

As comissões dos empregados estão incluídas no lucro tributável. Se um funcionário recebeu comissões antecipadas por serviços a serem executados no futuro, essas comissões são, na maioria dos casos, tributáveis ​​quando recebidas pelo funcionário.

Se umfuncionário está usando um carro da empresapara fins comerciais, você deve separar o uso pessoal do funcionário do uso comercial do carro. A milhagem pessoal do funcionário é tributada como benefício.

Opções de açõespode ser tributável aos empregados quando a opção for recebida, ou quando a opção for exercida, ou quando as ações forem alienadas.

Bônus e prêmios para funcionáriospor trabalho pendente são geralmente tributáveis ​​ao empregado. Isso inclui viagens dadas como prêmios pelo cumprimento de metas de vendas.

Presentes para funcionáriostambém são tributáveis ​​aos funcionários, incluindo cartões-presente e itens dados em épocas de feriados, mas pequenos presentes podem não ser tributáveis ​​aos funcionários se os presentes seguirem regras de minimis (explicadas abaixo).

Despesas de mudançasão considerados benefícios a empregados e esses pagamentos são tributáveis ​​ao empregado, de 2018 a 2025.Mesmo que a sua empresa tenha um plano responsável para distribuir e controlar esses custos de mudança, eles ainda serão tributáveis ​​para o funcionário.

Benefícios de minimis (mínimos)

Os benefícios de minimis são pequenos presentes dados aos funcionários com pouca frequência (não regularmente) e de pouco valor. Esses presentes não são tributáveis ​​aos funcionários. Um exemplo de benefício de minimis pode ser uma cesta de frutas que você dá a um funcionário nas férias. A chave dos benefícios de minimis é que eles são pequenos e ocasionais e seria impraticável e irracional para o seu departamento de contabilidade lidar com eles.

Você também pode oferecer uma refeição aos funcionários ocasionalmente, sem sobrecarregá-los. Por exemplo, você pode fornecer café e donuts para uma reunião ou fazer um piquenique na empresa. Estes podem ser considerados de minimis se forem ocasionais e tiverem pouco valor. Se você tiver um refeitório empresarial, essa despesa também pode ser considerada de minimis para fins fiscais de funcionários, em determinadas circunstâncias.

Como avaliar os benefícios dos funcionários

Para efeitos fiscais, deverá incluir um valor específico para o valor dos benefícios. A regra geral de avaliação utiliza o valor justo de mercado (FMV) do benefício. O valor tributável para o empregado é a diferença entre o valor justo de mercado e o valor que o empregado pagou por ele.

Por exemplo, se o funcionário pagou a você US$ 100 por alguma coisa e o FMV é de US$ 200, você deu ao funcionário um benefício de US$ 100, então isso é tributável.

Você também pode usar oRegra de centavos por milhapara determinar a milhagem do funcionário com a taxa de milhagem padrão, e outras regras de avaliação estão disponíveis para circunstâncias específicas.

Benefícios não tributáveis ​​e outros pagamentos

Benefícios da condição de trabalho:Trata-se de propriedades ou serviços que seriam permitidos como despesa comercial ou despesa de depreciação para o funcionário, caso ele pagasse por eles. Dois exemplos são um carro da empresa para uso comercial ou a assinatura de uma publicação profissional. Se você der dinheiro a um funcionário para qualquer uma dessas despesas, o funcionário deverá comprovar que o dinheiro foi gasto naquele item e deverá devolver o dinheiro não utilizado.

Celulares: Se você fornecer a um funcionário um telefone celular para uso principalmente comercial, seu valor não será tributável para o funcionário. O uso pessoal do telefone pelo funcionário é considerado de minimis (ver discussão acima).

Seguro Saúde: se um empregador pagar o custo de um acidente ou plano de saúde para os funcionários, esses pagamentos não são salários e não estão sujeitos à retenção de imposto de renda federal. Mas o custo destes benefícios deve ser incluído nos salários dos funcionários da empresa S que possuem mais de 2% da empresa.

Compensação trabalhistapor doença ou lesão ocupacional não são tributáveis ​​aos empregados se forem pagos como parte de um programa estadual de compensação de trabalhadores. Outros pagamentos a empregados que recebem benefícios de compensação trabalhista (como uma pensão) são tributáveis ​​ao empregado.

Benefícios de deslocamento e transporte: Os benefícios de transporte diário das empresas para seus funcionários são normalmente excluídos da tributação. Há exceções e limites, então leia mais sobre como funcionam esses benefícios de deslocamento e transporte, incluindo bicicleta, estacionamento e transporte público.

Refeições fornecidas aos funcionáriospodem não ser tributáveis ​​se forem pequenos e raramente fornecidos ao abrigo das regras de minimis (acima). O IRS tem regras complicadas sobre o que são e não são tributáveis ​​as refeições fornecidas pelo empregador.

O custo de até US$ 50.000 de seguro de vida fornecido aos funcionários não está incluído em sua renda. Mas os custos de seguro de vida pagos pela sua empresa acima de US$ 50.000 são tributáveis ​​aos funcionários. Este custo está incluído no Box 1 e no Box 12 do W-2 como uma das opções

Benefícios de assistência educacional menos de US$ 5.250 pagos a funcionários em um ano civil não são tributáveis ​​ao funcionário se forem fornecidos como parte de um programa de assistência educacional qualificado. Para obter mais informações sobre programas de assistência educacional, consulte a Publicação 970 do IRS.

Quem é funcionário para essas finalidades fiscais? 

Essas informações têm como objetivo ajudar os proprietários de empresas a compreender os salários e benefícios tributáveis ​​​​para os funcionários. Não inclui pagamentos a prestadores de serviços independentes, exceto o pagamento direto por serviços. 

Certos acionistas de empresas do Subcapítulo S que recebem remuneração como empregados e que possuem mais de 2% das ações da empresa não são considerados empregados para fins de tributação de salários e benefícios. Você deve tratar essa pessoa como um parceiro em uma parceria para fins de benefícios adicionais. Os funcionários com propriedade de 2% do Subcapítulo S não estão isentos de impostos sobre refeições, benefícios contra acidentes e saúde, benefícios de hospedagem, assistência para adoção e prêmios por conquistas.

Perguntas frequentes (FAQ)