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Não existem leis contra o nepotismo (contratação de familiares) em empresas privadas, mas ter familiares a trabalhar na sua empresa apresenta algumas situações fiscais e laborais únicas. Aqui está o que você deve observar ao contratar uma família,
Principais conclusões
- Em geral, contratar um familiar é como contratar qualquer outra pessoa.
- As regras que se aplicam aos funcionários em relação a impostos e legislação trabalhista se aplicam aos familiares que você emprega.
- O IRS abre algumas exceções para funcionários que sejam seus filhos ou cônjuge, mas os detalhes dependem da estrutura jurídica da sua empresa.
Contratação de familiares
Em alguns casos, as crianças devem ser tratadas de forma diferente para fins fiscais e de trabalho, mas para os adultos, tudo o que você faz para outros funcionários, todos os impostos trabalhistas que você paga para outros funcionários e todos os benefícios que você dá a outros funcionários devem ser os mesmos para os membros da sua família.
Tratar os funcionários familiares da mesma forma que trata os outros funcionários evita acusações de favoritismo e pode impedir que sua empresa seja citada por agências federais e estaduais por violações de leis tributárias e trabalhistas.
Impostos Trabalhistas e Funcionários Familiares
Os impostos trabalhistas incluem:
- Imposto de renda federal e estadual que deve ser retido na fonte do salário do funcionário.
- Impostos FICA (impostos da Previdência Social e Medicare) que devem ser retidos do salário do funcionário e equiparados pelo empregador.
- Impostos federais sobre desemprego (FUTA) que devem ser pagos pelo empregador com base no salário do empregado.
Leis do Trabalho Infantil
Antes de contratar seu filho (ou qualquer criança) para trabalhar em sua empresa, revise as leis federais e estaduais sobre trabalho infantil.
As leis federais sobre trabalho infantil restringem as horas de trabalho, os horários do dia e os tipos de trabalho que as crianças podem realizar em diferentes idades. Por exemplo, crianças menores de 18 anos não estão autorizadas a operar equipamentos perigosos e crianças menores de 14 anos não estão autorizadas a trabalhar em qualquer tipo de negócio.
Observação
As leis federais e estaduais podem ser diferentes, e a lei mais rigorosa é a que controla, portanto, certifique-se de observar ambas. As leis estaduais para contratação de crianças podem ser diferentes, portanto, verifique com a divisão de empregos do seu estado ou use um mapa federal de salários e horas para encontrar informações sobre as leis de trabalho infantil em seu estado.
Contratar e pagar crianças
Antes de seus filhos trabalharem em sua empresa, verifique os vários tipos de impostos sobre a folha de pagamento para ver se você deve retê-los e pagá-los. Os impostos sobre a folha de pagamento para seus filhos como trabalhadores dependem do seu tipo de negócio. De acordo com o IRS:
- Se a sua empresa for uma sociedade anônima, mesmo que você a controle, todo o dinheiro que você paga ao seu filho está sujeito a impostos sobre a folha de pagamento.
- Se o seu negócio for uma parceria, todo o dinheiro pago aos seus filhos estará sujeito a impostos sobre a folha de pagamento, a menos que “cada parceiro seja pai da criança”.
Algumas coisas que você deve saber sobre como pagar seus filhos para trabalhar em sua empresa e sobre impostos trabalhistas para crianças:
- Você não precisa pagar FUTA (imposto federal sobre desemprego) sobre os salários de seus filhos menores de 21 anos.
- Se a empresa for 100% familiar e não for uma sociedade anônima ou parceria, e a criança tiver menos de 18 anos, nenhum imposto FICA (Segurança Social e Medicare) precisará ser pago pelas crianças ou pela empresa sobre o salário da criança.
- Cada criança deve preencher todos os formulários de nova contratação, incluindo um formulário W-4 para retenção de imposto de renda. Se o seu filho fizer menos do que a dedução mínima padrão ($ 1.150 para o ano fiscal de 2022), a criança poderá estar isenta de impostos e nenhuma retenção será necessária.
- Você deve reter o imposto de renda sobre o pagamento dos filhos. Eles podem recuperá-lo se a renda total não for grande, mas você ainda deve reter.
Para todos os funcionários familiares
Se um membro da família trabalhar para você sem remuneração, esta seção não se aplica. Para membros da família que são pagos pela sua empresa, você deve:
- Obtenha um formulário W-4de cada membro da família no momento da contratação e retém o imposto de renda federal com base nas informações do formulário W-4.
- Reter impostos FICAde membros da família e inclua o pagamento dos membros da família ao calcular os impostos FICA que sua empresa deve.
- Incluir o pagamento dos membros da família nos cálculos do imposto de desempregoe indenização trabalhista.
- Pagar horas extrasaos familiares da mesma forma que aos demais empregados. Isso inclui o pagamento de horas extras a familiares isentos e cujos rendimentos sejam inferiores ao limite para pagamento de horas extras.
Se você pagar férias ou licença médica ou conceder férias remuneradas a outros funcionários, deverá conceder aos familiares a mesma folga remunerada. Se um membro da família se qualificar para outros benefícios, como o plano de saúde da sua empresa, você deverá incluir esse membro da família no grupo. Ou seja, os familiares que trabalham na sua empresa devem receber todos os benefícios dos demais funcionários.
| Filho, pai ou cônjuge como funcionário | |||
|---|---|---|---|
| Criança empregada pelos pais | Cônjuge empregado pelo cônjuge | Pai empregado por filho | |
| Retenção de Imposto de Renda Federal | Sim | Sim | Sim |
| Retenção de imposto FICA | Não, se for menor de 18 anos ou se a empresa for 100% familiar | Sim | Sim |
| Imposto FUTA | Não, se for menor de 21 anos | Não | Não |
Observação
Se o negócio for uma corporação, patrimônio ou parceria onde apenas um dos pais é sócio, todos os impostos, incluindo os impostos FICA, deverão ser retidos do salário da criança.
Contratar seu cônjuge como funcionário
Se seu cônjuge estiver trabalhando remunerado em sua empresa, você deverá reter o imposto de renda federal e os impostos FICA do pagamento. Se você trabalha por conta própria (não é uma empresa ou parceria), o salário do seu cônjuge não precisa ser incluído nos cálculos do imposto de desemprego. Se a sua empresa for uma sociedade anônima ou sociedade anônima, você deverá incluir o pagamento do cônjuge nos cálculos do imposto de desemprego.
Seu cônjuge como coproprietário
Se você e seu cônjuge têm voz igual no negócio, nenhum de vocês é empregado, mas podem ser considerados coproprietários para fins fiscais de trabalho autônomo e uma parceria para fins fiscais.
Algumas empresas marido-mulher podem ser consideradas uma joint venture qualificada, o que permite relatórios mais simplificados. O negócio marido-mulher é mais complicado do que pode parecer, portanto, verifique com seu consultor tributário antes de iniciar um negócio marido-mulher ou de pagar impostos comerciais por tal negócio.
O resultado final
Como regra geral, contratar um membro da família é como contratar qualquer outra pessoa. Você terá que seguir as mesmas leis trabalhistas e pagar (e reter) os mesmos impostos. No entanto, surgem algumas exceções ao contratar seus filhos ou seu cônjuge, e existem algumas regras complicadas dependendo da estrutura jurídica da sua empresa. Consulte um contador se não tiver certeza dos detalhes.
