Posso deduzir minhas despesas com telefone celular?

Um telefone celular fornecido por um empregador é geralmente considerado um benefício que o empregador pode deduzir como despesa necessária, desde que seja usado principalmente para fins comerciais. Se o seu objetivo for principalmente pessoal, não é considerado uma despesa comercial. Uma empresa não poderá deduzi-lo e os funcionários deverão pagar impostos sobre ele como benefício.

Se você trabalha por conta própria, precisará manter registros detalhados de quando e como seu telefone pessoal é usado para despesas comerciais, a fim de deduzi-lo de seus impostos.

Se você é um funcionário que usa seu telefone celular pessoal para negócios, isso é considerado uma despesa de funcionário não reembolsada. Você não pode deduzir essas despesas.

Uso comercial de telefone celular pessoal

Se você trabalha por conta própria e usa seu telefone celular pessoal para negócios, em vez de um telefone fixo dedicado ou celular comercial, pode deduzir uma parte do custo do seu telefone como despesa comercial. No entanto, esta dedução é examinada de perto pelo Internal Revenue Service (IRS).

Se 30% do tempo gasto no celular for usado para negócios, você poderá deduzir 30% do custo da conta do celular dos impostos. Para fazer isso, você precisará comprovar a quantidade de tempo gasto.

Se você é um funcionário cujo empregador exige que você use seu telefone celular pessoal para ligações comerciais e e-mails, isso é considerado uma despesa de funcionário não reembolsada. De acordo com a Lei de redução de impostos e empregos, essas despesas não são mais dedutíveis, exceto:

• Reservistas das Forças Armadas.
• Artistas qualificados.
• Funcionários do governo estadual ou local com base em taxas.
• Colaboradores com despesas de trabalho relacionadas com imparidade.

Nem todos os funcionários que se enquadram nessas categorias poderão deduzir despesas com telefone celular. Você precisará falar com um consultor fiscal para ver se você se qualifica para uma dedução.

Os telefones celulares são despesas comerciais ou benefícios para funcionários?

Os telefones celulares fornecidos pelo empregador são considerados benefícios adicionais. Isso ocorre porque a maioria das empresas hoje em dia exige que os funcionários que viajam ou ocupam cargos de gestão tenham telefones celulares.

O IRS afirma que um telefone celular fornecido pelo empregador é um benefício adicional para o funcionário, e o valor do telefone, incluindo o custo do telefone e as cobranças mensais para usá-lo, é tributável para o funcionário, a menos que possa ser provado que o telefone é usado principalmente para fins comerciais.

O IRS também diz que “quando um empregador fornece um telefone celular a um funcionário principalmente para… motivos comerciais, o uso comercial e pessoal do telefone celular geralmente não é tributável para o funcionário. O IRS não exigirá manutenção de registros de uso comercial para receber este tratamento isento de impostos”.

Uma empresa pode pagar pelo celular de um funcionário?

O IRS chama o telefone celular de benefício adicional de condição de trabalho. Esse benefício é definido como “bens e serviços que você fornece a um funcionário para que ele possa realizar seu trabalho”.Como tal, é considerada uma despesa comercial normal e necessária.

Essencialmente, isso significa que o objetivo comercial principal deve ser estabelecido para que as despesas relacionadas ao negócio sejam dedutíveis para a empresa, evitando ao mesmo tempo forçar o funcionário a pagar impostos pelo uso desse telefone. O uso pessoal do celular não é dedutível como despesa comercial da empresa.

Se você exigir que os funcionários usem telefones celulares para fins comerciais, o uso pessoal do funcionário será tratado para fins fiscais como um benefício adicional mínimo e não será tributável. O custo de utilização do telefone ainda é dedutível. Esta disposição do IRS se aplica ao uso de um telefone celular fornecido pelo empregador.

O que é “comum e necessário” é determinado pelo IRS e se aplica a telefones celulares de maneiras específicas. Por exemplo, se um empregador exigir que o funcionário esteja acessível por telefone fora do horário comercial, isso é considerado um uso comercial necessário de um telefone celular.

Por outro lado, o IRS afirma que fornecer um telefone celular para fins de moral ou boa vontade, para atrair um novo funcionário ou como bônus não é considerado “fins comerciais”. Nestes casos, um telefone celular não está excluído de ser um benefício adicional tributável.

Como as empresas podem deduzir o uso do telefone celular

Para evitar problemas de auditoria fiscal e cumprir as leis relativas ao uso de celulares relacionados aos negócios, discuta o assunto com seu consultor fiscal. Algumas medidas que os proprietários de empresas podem querer implementar incluem:

• Restringir telefones celulares a funcionários que precisam deles para desempenhar adequadamente suas funções, como representantes de vendas externos, gerentes que viajam com frequência e executivos.
• Manter registros telefônicos dos funcionários para verificar o uso comercial. Se isso for oneroso, encontre uma maneira de acessar os registros on-line do celular por meio de sua operadora para poder recuperá-los, se necessário.
• Exigir que os funcionários com telefones celulares fornecidos pela empresa mantenham outro telefone para uso pessoal.

Retirar os telefones celulares da categoria de propriedade listada não significa que você pode esquecer de manter bons registros sobre o uso pessoal do seu telefone celular. Você ainda deve provar que o telefone foi usado principalmente para fins comerciais. 

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