O que fazer antes de preparar formulários anuais W-2

Os empregadores são obrigados a enviar um relatório a cada um de seus funcionários todos os anos, mostrando o total de salários e deduções do funcionário. Os funcionários podem então incluir essas informações em suas declarações de imposto de renda. O relatório é um formulário W-2 e também deve ser protocolado na Administração da Previdência Social (SSA).

Inúmeras regras fiscais se aplicam ao preenchimento, distribuição e preenchimento desses formulários. Pode ser útil compreender os requisitos e prazos antes de começar a prepará-los.

Classifique corretamente seus trabalhadores

O IRS exige que você classifique seus trabalhadores corretamente: empregado ou contratado independente. Pode impor multas e penalidades se o trabalhador que você paga como contratado independente for pago como empregado. 

Um funcionário

Qualquer pessoa que presta serviços para uma organização geralmente é um funcionário se a organização puder controlar o trabalho que realiza e como e quando será realizado.

Um contratante independente

Um contratante independente é, pela definição do IRS, alguém que oferece serviços ao público em geral e tem controle sobre como eles realizam seu trabalho e que trabalho farão.

Verifique o prazo de distribuição e arquivamento

Duas etapas estão envolvidas no processo W-2. O primeiro passo é distribuir os formulários W-2 aos funcionários. A segunda etapa é preencher esses formulários junto ao SSA.

O prazo para envio dos formulários W-2 aos funcionários e preenchimento dos formulários junto ao SSA é geralmente 31 de janeiro do ano seguinte ao ano fiscal.

Verifique os formulários W-4 do funcionário

Você deve ter sempre um formulário W-4 arquivado para todos os funcionários. Certifique-se de que seus funcionários inseriram informações precisas e atualizadas nos Formulários W-4 que preencheram para você.

O formulário inclui informações necessárias para:

• Determinar o valor da retenção de imposto de renda federal de um funcionário
• Usando o estado civil
• Conhecer o número de dependentes do funcionário
• Quaisquer quantias adicionais a serem retidas

O Formulário W-4 deve ser preenchido no momento da contratação e a qualquer momento o funcionário precisar fazer uma alteração em sua situação fiscal. O colaborador deverá alterar o formulário W-4 caso haja alteração de seus dados pessoais, como estado civil e número de dependentes, ou caso haja alteração de endereço. O funcionário também pode alterar o formulário W-4 a qualquer momento, simplesmente para alterar o valor da retenção.

Você deve pedir a todos os funcionários que revisem o formulário W-4 antes do final de cada ano para garantir que as informações pessoais estejam corretas. 

Reúna informações da folha de pagamento

Você precisará de algumas informações básicas sobre sua empresa para todos os formulários W-2:

• Número de identificação do empregador da sua empresa
• O nome, endereço e CEP da empresa
• Número de identificação fiscal estadual da sua empresa (se aplicável)

Você também terá que coletar informações pessoais e de folha de pagamento sobre cada funcionário para o ano fiscal:

• Remuneração bruta: o valor pago a esse funcionário: salário total, gorjetas e outras remunerações
• Valor do imposto de renda federal retido
• Salários da Segurança Social (até ao valor máximo da Segurança Social para o ano)
• Salários e gorjetas do Medicare e imposto do Medicare retido, incluindo o imposto adicional do Medicare para funcionários de alta renda
• Gorjetas alocadas para funcionários pagas
• Benefícios de assistência a dependentes pagos e outros benefícios tributáveis ​​ao empregado
• Salários e gorjetas estaduais pagos para cada estado onde o funcionário trabalhou, bem como o imposto de renda estadual retido
• Salários e gorjetas locais pagos e imposto de renda local retido, se aplicável 

Preparando os formulários W-2

O formulário W-2 possui várias cópias:

• A cópia A (impressão vermelha especial) é para a Administração da Segurança Social
• A cópia 1 deve ser arquivada no departamento fiscal estadual, municipal ou local
• A cópia B deve ser usada pelo funcionário ao preencher sua declaração de imposto de renda federal
• A cópia C é para os registros do funcionário
• A cópia 2 é para o departamento fiscal estadual, municipal ou local do funcionário
• A cópia D é para seus registros

Não tenha pressa com cada formulário se você mesmo estiver preparando os formulários W-2. Certifique-se de inserir todas as informações com precisão e nas caixas corretas.

Siga as instruções do IRS para os formulários W-2 para garantir que você não perca nada. Verifique se há erros nos formulários para minimizar a possibilidade de reenviá-los. Certifique-se de usar o formulário do ano correto, incluir todas as informações necessárias, colocar as informações na caixa correta e verificar novamente seus cálculos de retenção na fonte da Previdência Social. 

Distribua formulários W-2 para seus funcionários

Sua próxima decisão é como distribuir os formulários aos seus funcionários. Você tem duas opções para distribuir as Cópias B e C. Você pode enviá-las pelo correio ou entregá-las pessoalmente aos seus funcionários. Você pode querer que o funcionário certifique que o formulário foi retirado para evitar dúvidas sobre se isso foi feito caso ele decida que deseja retirar o formulário pessoalmente.

Arquivamento dos formulários W-2 e W-3 junto ao SSA

Você deve usar os formulários de transmissão W-3 ao enviar os formulários W-2 por correio para a Administração da Previdência Social. O formulário W-3 compila todas as informações de cada caixa do formulário W-2 para todos os funcionários. Você não precisa enviar um formulário de transmissão W-3 se decidir enviar seus formulários W-2 ao SSA online.

Você deve assinar o formulário W-3 se estiver enviando seus formulários por correio. O signatário deve ser autorizado como agente da sua empresa, ou a pessoa pode escrever “Para (nome do pagador)” na linha de assinatura ao lado da assinatura. Se você estiver enviando formulários W-2 online, seu número PIN servirá como sua assinatura.

Arquivamento on-line ou por correio

Você tem duas opções para enviar esses formulários. Você pode registrar on-line na seção Business Services Online do site da Previdência Social. Você terá que se registrar primeiro e, em seguida, preencher os formulários apropriados online.

Você também pode enviar a Cópia A dos formulários W-2 preenchidos junto com o Formulário W-3 para a Administração da Previdência Social. O endereço para correspondência dos formulários enviados via USPS é Social Security Administration; Centro de Operações Diretas; Wilkes-Barre, PA 18769-0001.

Solicitações de funcionários para formulários duplicados

Os funcionários muitas vezes perdem ou perdem seus formulários W-2, portanto, podem solicitar uma cópia duplicada do formulário W-2. Escreva “DECLARAÇÃO REEMITIDA” na nova via e entregue ao funcionário. Você não precisa adicionar “DECLARAÇÃO REEMITIDA” se enviar um formulário eletrônico ao funcionário.

Você pode querer cobrar dos funcionários pela primeira duplicata do formulário ou pela segunda duplicata em um ano. O IRS diz que você “não está proibido” de cobrar uma taxa por um formulário W-2 duplicado, mas é uma boa ideia comunicar aos funcionários sua política em relação a formulários duplicados.

Verifique os regulamentos estaduais

Ao preencher um formulário W-2 para um funcionário, você enviará a Cópia 1 para cada estado onde o funcionário trabalha.

Cada estado tem requisitos diferentes para envios de W-2 e quaisquer formulários de transmissão, mas muitos estados estão em conformidade com o prazo de 31 de janeiro para arquivar W-2s junto à SSA. Verifique com a autoridade tributária do seu estado ou com o departamento de receita do estado para saber os requisitos.

Extensão do tempo para arquivar

Você pode registrar um requerimento no Formulário 8809 se precisar de uma extensão de 30 dias para enviar seus formulários W-2 ao SSA. O pedido deve ser apresentado o mais tardar na data de vencimento do formulário. O IRS concede extensões “apenas em casos limitados”, como uma catástrofe que destruiu seus registros.

Você deve enviar um fax ao IRS se precisar de uma extensão para fornecer formulários W-2 aos funcionários. A carta deverá ser endereçada à Operação de Serviços Técnicos da Receita Federal, aos cuidados de: Coordenador de Prorrogação de Tempo. O número de fax é 877-477-0752. Sua carta deve incluir seu nome, endereço, EIN, uma declaração sobre o motivo pelo qual você está solicitando uma prorrogação que inclua o motivo da solicitação e sua assinatura.

Perguntas frequentes