Como deduzir presentes, prêmios e bônus de funcionários

Muitos empregadores dão presentes ou bônus aos seus funcionários anualmente, seja durante as férias ou no aniversário de trabalho do funcionário. Mas antes de distribuir esses prêmios, bônus ou presentes, considere as implicações fiscais para o seu negócio e para os funcionários. Você pode deduzi-los dos impostos comerciais, mas precisará saber primeiro quais problemas podem surgir.

Esses presentes, prêmios ou bônus são tributáveis ​​aos funcionários?

A maioria dos presentes aos funcionários é tributável para eles. Se forem rendimentos tributáveis ​​para o funcionário, você deverá reter impostos de renda federais, estaduais e locais e deduzir a parcela do funcionário nos impostos FICA (impostos de Previdência Social e Medicare). Você também deve pagar imposto de desemprego sobre esses valores.

Você precisará relatar os pagamentos tributáveis ​​aos funcionários no Formulário 941, o relatório trimestral de imposto sobre a folha de pagamento para o IRS, e no Formulário W-2, o relatório anual de imposto de renda para funcionários e a Administração da Previdência Social.

Esses presentes, prêmios ou bônus são dedutíveis para sua empresa?

A maioria desses pagamentos é dedutível como despesas comerciais “comuns e necessárias”. Essas despesas também devem ser razoáveis ​​e devem ser referentes a “serviços executados”. Algumas deduções têm limites e qualificações.

Presentes para funcionários e pagamentos mínimos

Alguns pequenos presentes são consideradosmínimo, e estes não são tributáveis ​​​​para o funcionário.

Esses pagamentos são chamadosmínimoporque têm um custo pequeno e pouco frequente, “tão pequeno que torna a sua contabilização irracional e impraticável”. Os itens de minimis incluem presentes de feriado, ingressos ocasionais para eventos de entretenimento, flores, frutas, livros, etc., em “circunstâncias especiais”.

Bônus para proprietários e funcionários

Os bônus para empregadores/proprietários são uma despesa comercial e sua empresa pode deduzi-los em determinadas circunstâncias.

Como e quando você paga bônus aos proprietários de empresas depende do tipo de negócio:

• As empresas S podem deduzir bônus para acionistas e proprietários, desde que possam ser considerados salários razoáveis.
• As empresas podem deduzir bônus para dirigentes corporativos que são funcionários remunerados.

Os bônus não são dedutíveis para alguns proprietários de pequenas empresas (proprietários individuais, parceiros e proprietários de LLC) porque os proprietários são considerados autônomos pelo IRS. O dinheiro que esses empresários pagam a si próprios é considerado um sorteio ou uma parcela distributiva, não um bônus.

Os bônus aos empregados são considerados rendimentos e são sempre tributáveis ​​ao empregado.

Os bônus são considerados pagamentos adicionais por serviços e são despesas comerciais dedutíveis, desde que sejam de valor razoável e estejam vinculados aos serviços prestados pelo funcionário. Os bônus não podem ser um presente.

Prêmios para funcionários e deduções fiscais comerciais

Tributável aos Funcionários

Os prêmios de serviço e segurança não são tributáveis ​​aos funcionários se forem limitados. Existem limites para prémios de serviço (não durante os primeiros cinco anos, e não mais frequentemente do que a cada cinco anos) e prémios de segurança (não para mais de 10% dos funcionários). Prêmios acima dos limites são tributáveis ​​ao funcionário.

Franquia para o seu negócio

Você pode deduzir o custo dos prêmios dos funcionários dos impostos comerciais, tanto em dinheiro quanto em bens pessoais (como um relógio). Isso inclui prêmios por conquistas, serviços e segurança. Existem requisitos e limites para a dedução de cada um desses tipos de prêmios.

Sua empresa pode receber deduções mais altas em prêmios concedidos como parte de um plano qualificado que atenda aos requisitos do IRS. Um plano qualificado é um plano ou programa específico por escrito que não favorece funcionários altamente remunerados. Funcionários altamente remunerados são aqueles que possuem 5% de propriedade ou que receberam mais do que uma quantia específica, conforme definido pelo IRS a cada ano.

Salários suplementares e retenção

O IRS considera bônus, presentes e recompensas na categoria de salários suplementares. A forma como você retém dos funcionários salários suplementares depende se o pagamento é separado dos salários normais (como um cheque de bônus separado).

Essa retenção é apenas para imposto de renda federal. Em geral, se o salário for pago em contracheque normal, a retenção é feita sobre a totalidade do contracheque na forma normal, inclusive a parte suplementar. Se você pagar os salários suplementares em um cheque separado, poderá reter 22% fixos ou poderá reter à taxa normal que está usando atualmente para aquele funcionário. (Isso é uma simplificação excessiva e há muitas exceções.) Verifique a Publicação 15 do IRS para obter mais detalhes.

Reter e “acumular” presentes ou bônus em dinheiro para funcionários

Os presentes dos funcionários geralmente são pequenos o suficiente para que você não precise se preocupar com o fato de os funcionários quererem alterar seus subsídios retidos na fonte. Mas para bônus maiores, você deve dar aos funcionários a opção de alterar o valor da dedução de retenção na fonte W-4 para aquele contracheque.

Os empregadores devem permitir que os funcionários alterem seus formulários W-4 com a frequência que desejarem. Este processo requer dois formulários W-4 – um para a retenção do cheque de bônus e outro para retornar ao valor retido original do funcionário.

Você também pode ‘acumular’ um cheque de bônus para permitir que um funcionário receba uma quantia maior após os impostos. Por exemplo, se você der a um funcionário um bônus de US$ 1.000, no momento em que retirar os impostos, o cheque de bônus poderá ser de apenas US$ 750. Você pode calcular um valor maior para o bônus para que o cheque mostre o total de $ 1.000. O funcionário está recebendo o que parece ser um bônus maior, mas o valor é descontado dos impostos. Paycheckcity tem uma calculadora bruta que você pode usar para ajudar a determinar o valor líquido de um cheque de bônus, permitindo impostos sobre a folha de pagamento.

Perguntas frequentes (FAQ)