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Quanto você pode ser reembolsado se dirigir seu próprio carro para trabalhar? Depende do seu empregador e da lei do seu estado. A lei federal não exige que os empregadores paguem a quilometragem e as despesas de viagem de um funcionário, a menos que a despesa reduza a taxa de pagamento do funcionário abaixo do salário mínimo.Alguns estados exigem reembolso de quilometragem ou outras despesas comerciais.
Muitos empregadores reembolsam os funcionários que usam seus próprios veículos para trabalhar. O reembolso dos funcionários pelo uso de seu próprio automóvel varia um pouco de acordo com o empregador e o setor, mas a maioria das organizações compensa os funcionários aproximadamente de acordo com a Taxa de quilometragem padrão definida pelo Internal Revenue Service (IRS).
Principais conclusões
- Muitos empregadores reembolsam os funcionários pelas despesas com veículos, mas a lei federal não exige reembolso.
- Alguns estados exigem reembolso de milhas. Verifique o site do departamento de trabalho do seu estado para obter detalhes.
- A partir de 1º de janeiro de 2023, a taxa padrão de reembolso de milhas para viagens de negócios é de 65,5 centavos por milha.
- Os empregadores também podem reembolsar os funcionários a uma taxa mensal fixa ou por despesas com veículos.
Taxa de quilometragem padrão
A partir de 1º de janeiro de 2023, a taxa de milhagem padrão para viagens de negócios é de 65,5 centavos por milha.
Esta taxa fixa e padrão incorpora o custo de seguro, registro, gás, petróleo e manutenção. Para alguém que dirige muito para trabalhar, isso pode resultar em uma dedução significativa.
Taxas de reembolso de milhas da empresa
A maioria dos empregadores reembolsará de acordo com a taxa da Receita Federal, uma vez que podem deduzir até esse valor como despesa quando apresentarem sua declaração de imposto de renda corporativa, embora existam outras fórmulas fiscais complexas que os empregadores podem usar.Quando é difícil encontrar trabalhadores qualificados durante as expansões económicas, é mais provável que os empregadores ofereçam taxas de reembolso competitivas.
O IRS exige que os pagamentos de reembolso sejam feitos separadamente do salário, sem retenção de impostos. Alguns empregadores irão, portanto, processar pagamentos de despesas através do sistema de contas a pagar para mantê-los separados da folha de pagamento e para manter a conformidade com as leis do IRS.
Reembolso de funcionários públicos
Os funcionários do governo federal são reembolsados de acordo com a taxa de reembolso de quilometragem de veículos de propriedade privada (POV), definida anualmente pela Administração de Serviços Gerais (GSA), com base em pesquisas conduzidas por uma empresa de consultoria independente sobre os custos atuais de utilização de um veículo.
A taxa POV é de 0,625 por milha a partir de 1º de julho de 2022.
Observação
Os funcionários do governo serão sempre reembolsados exatamente à taxa GSA se o uso de um carro particular for autorizado ou quando nenhum veículo do governo estiver disponível.
Programas de reembolso de taxa fixa e variável (FAVR)
Existem alternativas ao reembolso de milhas como forma de os empregadores compensarem os funcionários pelas despesas de condução comercial.
Os empregadores podem reembolsar os funcionários por meio de um programa de reembolso de taxa fixa e variável (FAVR), no qual os funcionários são reembolsados por custos fixos (como seguros, impostos e taxas de registro) e despesas variáveis com veículos (como combustível e manutenção). Os reembolsos são isentos de impostos para os funcionários se determinados requisitos contábeis de despesas forem atendidos.
Outra opção para os empregadores é fornecer aos funcionários um subsídio de carro plano para usarem seu veículo no trabalho, como US$ 500 por mês, para cobrir custos de combustível, desgaste, pneus, reparos e muito mais.
Requisitos de reembolso de despesas
Você precisará fornecer um registro de quilometragem, recibos de combustível e documentação de qualquer outro recibo de despesa permitido relacionado ao seu carro se precisar de reembolso de quilometragem. Sem registros detalhados, seu relatório de despesas poderá ser rejeitado. Ou pior, o seu empregador poderá tomar medidas disciplinares se achar que a sua reclamação pode ser fraudulenta.
Observação
Muitos empregadores exigem manutenção de registros, assim como o IRS. Não tente estimar sua quilometragem, pois isso pode violar as políticas do seu empregador.
Manter papel e caneta no carro é um método, embora tedioso; uma escolha melhor é um aplicativo de rastreamento de quilometragem que rastreia automaticamente suas viagens em um registro contemporâneo que você pode imprimir ou baixar. É uma maneira eficiente de controlar a quilometragem, os pontos inicial e final e o objetivo comercial da viagem a ser incluída em seu relatório de despesas.
Impostos sobre reembolso de quilometragem
Os reembolsos de milhas são considerados desembolsos isentos de impostos pelos empregadores, desde que sejam documentados e não excedam suas despesas reais.
Perguntas frequentes (FAQ)
Quando posso deduzir despesas de quilometragem na minha declaração de imposto de renda?
Indivíduos que possuem uma empresa ou trabalham por conta própria e usam seu carro para negócios podem deduzir as despesas com veículos em suas declarações fiscais. Alguns funcionários que usam o carro para trabalhar não podem mais deduzir despesas comerciais de funcionários. Reservistas das Forças Armadas, artistas qualificados e funcionários do governo estadual ou local com base em honorários ainda podem deduzir despesas de viagem não reembolsadas. Eles podem usar a taxa de quilometragem padrão ou deduzir as despesas reais em que incorrem.
Posso deduzir minhas despesas quando utilizo meu veículo para viajar a trabalho?
As deduções para viagens de negócios estão disponíveis para funcionários que precisam viajar para longe de sua residência fiscal ou local de trabalho principal por motivos comerciais. Para ter direito a uma dedução, o período de viagem deve ser substancialmente mais longo do que um dia normal de trabalho.
