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Principais conclusões
- Os empregadores devem preparar um formulário W-2 para cada funcionário no final de cada ano fiscal, mostrando os rendimentos totais do funcionário, os rendimentos da Previdência Social, os rendimentos do Medicare e o imposto retido na fonte federal e estadual.
- Você deve fornecer uma cópia do formulário W-2 a cada funcionário e enviar todos os formulários à Administração da Segurança Social (SSA) até 31 de janeiro do ano seguinte ao ano fiscal.
- A melhor maneira de enviar formulários W-2 para o SSA é eletronicamente, mas você pode enviar W-2s em papel pelo correio se tiver menos de 250 formulários para enviar.
Como funciona um formulário W-2
O formulário W-2 fornece aos funcionários informações que devem ser incluídas no imposto de renda. Também fornece informações à Administração da Previdência Social (SSA) e à Receita Federal (IRS) para verificar a declaração de imposto de renda do funcionário.
Você deve entregar os formulários W-2 aos seus funcionários até o final de janeiro do ano seguinte ao ano fiscal. Por exemplo, se você estiver relatando a renda dos funcionários para 2022, deverá entregá-los até 31 de janeiro de 2023. 31 de janeiro também é o prazo para apresentar os formulários W-2 para todos os seus funcionários junto ao IRS e SSA.
Para onde enviar cópias
Um formulário W-2 é um formulário com várias partes:
- A cópia A vai para a Administração da Segurança Social
- A cópia 1 é para a cidade, estado ou localidade
- A cópia B é para arquivar junto com a declaração de imposto de renda federal do funcionário
- A cópia C é para os registros do funcionário
- A cópia 2 é outra cópia para a cidade, estado ou localidade do funcionário
- A cópia D é para os registros do empregador. Mantenha-o por quatro anos
Onde obter formulários W-2
Você não pode simplesmente copiar o formulário W-2 da Internet. A cópia A do formulário deve poder ser digitalizada pelo SSA e, se você mesmo imprimi-la pela Web, ela não poderá ser digitalizada. Você pode solicitar os formulários no site do IRS e eles serão impressos em papel especial para digitalização.
Você também pode comprá-los em lojas de materiais de escritório ou na Amazon. é impresso em papel especial, portanto você deve utilizar os formulários oficiais. Você também pode obtê-los em alguns programas de software tributário ou no seu preparador de impostos.
Como preencher formulários W-2 com a Segurança Social
Você pode enviar formulários W-2 por correio ou online.
Arquivamento por correio
Você pode enviar cópias impressas dos W-2s para SSA para todos os funcionários. Se você registrar por correio, precisará incluir um formulário W-3, que é o formulário de transmissão que mostra os totais de todas as caixas do formulário W-2.
O endereço para preenchimento dos formulários em papel W-2 e W-3 é:
Administração da Segurança Social
Centro de Operações Diretas
Wilkes-Barre, PA 18769-0001.
Arquivamento on-line
A SSA incentiva os empregadores a preencherem on-line, e você deve fazê-lo se tiver 250 ou mais formulários W-2 para preencher.Você pode se registrar e usar o site Business Services Online da SSA. Se você registrar W-2s online, não precisará incluir o formulário W-3.
Informações necessárias para preencher os formulários W-2
Para preencher o formulário W-2, você precisará de informações sobre sua empresa, sobre o funcionário e sobre os rendimentos, retenções e benefícios do funcionário.
Informações sobre o seu negócio
Para cada W-2, você precisará incluir informações sobre o seu negócio. Você precisará inserir seu número de identificação do empregador, bem como o nome, endereço e número de identificação fiscal estadual da sua empresa.
Informações do funcionário
Para preencher os W-2s, você precisará ter o nome, endereço e número do seguro social ou número de identificação fiscal de cada funcionário.
Informações sobre ganhos de funcionários
Você precisará de informações sobre o total de salários e retenções de cada funcionário no ano fiscal em questão:
- Salários totais, renda de gorjetas e outras remunerações
- Salários totais da Segurança Social (até ao máximo da Segurança Social)
- Salários totais do Medicare
- Dicas da Previdência Social e dicas alocadas
Dica
Os salários usados para calcular a Segurança Social e o Medicare podem ser diferentes do salário bruto de um funcionário. Verifique com seu contador antes de calcular os salários no Formulário W-2.
Informações sobre planos de aposentadoria
No Quadro 13 de cada W-2 você deverá indicar se o funcionário participa de plano de aposentadoria ou plano não qualificado da sua empresa, se esse funcionário é estatutário ou se recebeu auxílio-doença de terceiros.
Onde encontrar informações para o formulário W-2
As informações para este formulário vêm do registro da folha de pagamento, que deve conter os totais acumulados no ano para os salários e retenções de cada funcionário, bem como deduções para planos médicos, contas poupança de saúde e outros itens.
Você também deve ter em arquivo um formulário W-4 atualizado para cada funcionário. Ele contém informações sobre seus números de identificação de contribuinte e valores retidos na fonte.
Corrigindo erros nos formulários W-2
Antes de enviar formulários W-2 aos funcionários, verifique se há erros. Se você cometer um erro, poderá corrigir facilmente o formulário e devolvê-lo ao funcionário.
Se o erro for descoberto após o envio dos formulários à Administração da Previdência Social, você deverá seguir um processo específico para corrigir o formulário. Envolve o envio dos formulários W-2c e W-3c.
Aviso
Os formulários W-2 podem ser complicados e há penalidades para o fornecimento de informações incorretas. Considere obter ajuda de um especialista em folha de pagamento ou de seu contador antes de tentar preencher os formulários W-2 sozinho.
Perguntas frequentes
Qual é a finalidade de um formulário W-2?
O formulário W-2 registra informações que os funcionários devem usar ao preparar suas declarações fiscais pessoais. As informações incluem salários, gorjetas ou outras compensações, imposto de renda federal e estadual retido, salários e gorjetas da Previdência Social e Medicare e informações sobre determinados benefícios de funcionários.
Quem deve registrar um W-2?
Um empregador deve registrar um W-2 para qualquer funcionário que prestou serviços para a empresa durante um ano se:
- Você reteve qualquer imposto de renda, seguro social ou Medicare do salário do funcionário, independentemente do valor
- Você pagou ao funcionário US$ 600 ou mais em salários anuais, mesmo que não tenha havido retenção na fonte
- O funcionário solicitou isenção de retenção na fonte no Formulário W-4
Como obtenho os formulários W-2?
Você pode obter os formulários W-2 e W-3 diretamente do IRS, fazendo o pedido online. Você também pode usar os formulários W-2 fornecidos por serviços de software fiscal comercial ou empresas de material de escritório. Observe a etiqueta abaixo do formulário para ter certeza de que você tem o ano correto para esses formulários.
