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Se sua empresa trabalha com pessoas que não são funcionários em tempo integral, talvez freelancers ou contratados, você precisará garantir que os impostos sejam pagos da maneira correta. Caso contrário, há uma chance de você receber um aviso do IRS sobre retenção na fonte. Quando isso acontecer, há algumas etapas que você deve seguir para corrigir a situação.
Principais conclusões
- Um aviso de retenção na fonte é apenas um tipo de aviso que sua empresa pode receber do IRS.
- Se sua empresa trabalha com trabalhadores não empregados, como freelancers ou contratados independentes, é possível que você receba este aviso pelo correio.
- Se isso acontecer, você deverá enviar uma cópia do aviso ao trabalhador e pedir-lhe que assine um novo formulário W-9.
- Pode ser necessário reter impostos do pagamento do indivíduo enquanto aguarda o novo formulário W-9, ou pode ser necessário iniciar a retenção de segurança dos pagamentos feitos a essa pessoa.
O que é retenção de backup?
A retenção na fonte é a retenção de imposto de renda exigida pelo IRS para trabalhadores que não são funcionários W-2 em tempo integral, assalariados (como freelancers ou contratados independentes). Você sabe que não precisa reter imposto de renda sobre pagamentos que sua empresa faz a não funcionários, mas é obrigado a ter um formulário W-9 assinado por cada um desses trabalhadores ou contratados.
O formulário W-9 é semelhante ao formulário W-4, mas para não funcionários e inclui informações sobre o nome e endereço da pessoa e, o mais importante, seu número de identificação de contribuinte.
Quando o número de identificação de contribuinte de um não funcionário está faltando ou errado, o IRS pode enviar um aviso de retenção na fonte ao empregador para solicitar o pagamento de impostos. Quando isso acontecer, existem algumas etapas que você pode seguir.
O que fazer com um aviso de retenção de backup
Um aviso de retenção de reserva, às vezes chamado de aviso “B”, afirma que o número de identificação de contribuinte do não funcionário está ausente ou incorreto. Ao receber o primeiro aviso do IRS, você deve seguir estas etapas:
- Envie uma cópia do aviso “B” ao indivíduo no prazo de 15 dias úteis após o recebimento do primeiro aviso e peça-lhe que assine um novo formulário W-9.
- Se o IRS disser que o ID do contribuinte está faltando, comece imediatamente a reter impostos à alíquota de 24% do salário do não funcionário, no máximo 30 dias após o recebimento do aviso.
- Se você receber um novo formulário W-9 da pessoa e tiver um formulário W-9 antigo com o ID de contribuinte dessa pessoa, verifique se possui um novo ID de contribuinte. Você pode interromper a retenção na fonte se receber um novo formulário W-9 do indivíduo.
- Se você não conseguir encontrar o contribuinte, o contribuinte se recusar a preencher o Formulário W-9 ou a pessoa não responder, você deverá iniciar imediatamente a retenção de segurança (à alíquota de imposto de 24%) dos pagamentos feitos a essa pessoa.
E se você receber um segundo aviso de retenção de backup?
O segundo aviso “B” instrui o contribuinte individual a entrar em contato com o IRS ou a Administração da Previdência Social para obter um número de identificação de contribuinte correto. Você, como empregador, não é obrigado a fazer nada, exceto continuar a reter o imposto de renda dos pagamentos do contribuinte até receber um novo formulário W-9 do indivíduo.
O que é um aviso de retenção ‘C’ de backup?
Um aviso “C” é um aviso de retenção de reserva do IRS informando que o não funcionário subestimou a receita de juros e dividendos e está sujeito a retenção de reserva. Ao receber o primeiro aviso “C”, você deve começar imediatamente a reter impostos à alíquota de 24% do salário do não funcionário.
Observação
Se você receber um aviso “B” ou um aviso “C”, deverá continuar a reter até ser informado pelo IRS para interromper a retenção.
Relatórios e pagamento de retenção na fonte ao IRS
Quando você inicia a retenção na fonte da renda de uma pessoa, você ainda não concluiu o IRS. Você deve pagar esses impostos retidos ao IRS, relatar os pagamentos feitos e incluir as informações sobre retenção na fonte no Formulário 1099 da pessoa.
Fazendo pagamentos retidos na fonte
Os pagamentos retidos na fonte não são feitos pelo mesmo processo que para a renda dos funcionários. Efetue pagamentos separadamente, usando transferência eletrônica de fundos (EFT).
- Se o valor total de todos os pagamentos retidos na fonte for inferior a US$ 2.500 para o ano, você poderá fazer pagamentos junto com o formulário de relatório anual (Formulário 945 do IRS).
- Se o total for superior a US$ 2.500, use a programação semestral ou mensal para fazer depósitos.
Observação
Você deve relatar os pagamentos recebidos para retenção na fonte no Formulário 945. O formulário 945 vence até 31 de janeiro do ano seguinte ao término do ano fiscal.
Relatório de pagamentos anuais retidos na fonte para contratantes independentes
Você precisará incluir o total de pagamentos retidos na fonte para cada trabalhador contratado em seu formulário 1099 para o ano fiscal. Entregue-o à pessoa e registre-o no IRS até 31 de janeiro do ano seguinte ao ano fiscal. Eles precisarão dele para declarar seus impostos.
Perguntas frequentes (FAQ)
O que significa retenção de segurança?
A retenção na fonte é o imposto que uma empresa deve garantir que seja pago ao IRS para trabalhadores não empregados. Se um não funcionário não preencher um formulário W-9 ou o preencher incorretamente, como usar o número de identificação de contribuinte errado, a empresa receberá um aviso do IRS e deverá iniciar imediatamente a retenção de segurança dos pagamentos da pessoa a uma taxa de 24%.
Como saber se está sujeito a retenção na fonte?
Se você estiver sujeito a retenção na fonte, o IRS entrará em contato com você ou, se você não for funcionário de uma empresa, a empresa provavelmente entrará em contato com você. Você estará sujeito a retenção na fonte se não pagar impostos sobre a renda que recebe como não empregado. Isso pode ser devido a um erro no formulário W-9. Se você subestimar a receita de juros e dividendos, também poderá estar sujeito a retenção na fonte.
