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Principais conclusões
- As empresas podem deduzir muitos custos que os contribuintes individuais não podem, como aluguel, despesas com veículos e despesas de viagem.
- Você precisará registrar todas as suas despesas para poder acompanhar o fluxo de caixa e comprovar suas deduções ao IRS.
- A maioria das despesas necessárias para o funcionamento de sua empresa pode ser deduzida dos impostos comerciais, incluindo salários, publicidade e material de escritório.
Como proprietário de uma empresa, você deseja manter o controle de suas despesas. É essencial para o orçamento e para o planejamento tributário. Algumas das despesas que você deseja manter registros incluem custos de localização, equipamentos, salários e custos de seguro.
Por que o orçamento e o planejamento tributário são importantes
As duas tarefas financeiras mais importantes de um empresário são o orçamento e o planejamento tributário. O orçamento, especialmente a observação do fluxo de caixa, evita que sua empresa gaste demais e tenha problemas para fazer pagamentos.
O planejamento tributário evita que você receba pagamentos inesperados na hora do imposto e ajuda a manter seus impostos no mínimo. Embora diferentes tipos de negócios tenham despesas diferentes, existem muitos tipos comuns de despesas.
Observação
Quanto mais despesas comerciais você puder considerar como deduções fiscais, menor será a receita comercial e menores serão os impostos comerciais. Mas você deve ser capaz de provar que pode deduzir essas despesas. Dessa forma, se você for auditado, poderá mostrar seus registros ao IRS.
Custos de localização
Toda empresa precisa de um local para operar e quase sempre há um custo para o local. Pode ser a hipoteca de um prédio ou o aluguel de um escritório alugado ou espaço de varejo, ou uma parte do custo do espaço em seu negócio doméstico.
Vejamos alguns custos mensais de localização em detalhes:
Hipoteca: Se você possui um prédio e tem uma hipoteca sobre esse prédio, os juros da hipoteca geralmente são dedutíveis. A propriedade em si é um ativo depreciado (ou seja, o custo de compra é distribuído ao longo do tempo). Você pode deduzir as despesas de depreciação do ano atual.
Locação de prédio: se você estiver alugando um edifício ou espaço comercial para sua empresa, normalmente poderá deduzir o custo dos pagamentos do aluguel e outros custos associados ao aluguel. Você só pode deduzir os pagamentos do ano corrente do aluguel.
Localização da empresa doméstica: Se você tem um negócio em casa, pode deduzir parte dos custos do seu home office, desde que o espaço seja utilizado tantoréregular e exclusivamente para fins comerciais.
Observação
Se você tiver um pequeno escritório em sua casa, poderá fazer a dedução simplificada do escritório em casa, que é limitada a US$ 1.500 por ano, dependendo do tamanho do seu escritório em casa.
Despesas com serviços públicos, telefone e computador: se sua empresa estiver localizada em um prédio de sua propriedade fora de sua casa, ela precisará pagar pelos serviços públicos. Isso pode incluir eletricidade, gás, água, telefones e outros serviços municipais, como coleta de lixo. Se você estiver alugando um local, alguns desses custos poderão estar incluídos no seu aluguel.
Se você tem um negócio doméstico, seu telefone fixo residencial não é dedutível como despesa comercial, mas você pode deduzir o custo de chamadas de longa distância relacionadas a negócios. Além disso, o custo de uma segunda linha para uso comercial é dedutível.
Provavelmente, você conseguirá deduzir o custo de um telefone celular que usa para negócios, bem como os custos de internet e computador.
Equipamentos, Móveis e Máquinas
Você pode deduzir o custo de compra de itens como móveis de escritório, estantes de varejo, maquinários e basicamente qualquer coisa que você tenha em sua empresa e que dure mais de um ano. O IRS os chama de ativos de capital e diz que você deve depreciá-los (distribuir os custos por vários anos).
Observação
Calcular a depreciação e seguir os regulamentos do IRS pode ser complicado. Se você tiver um contador ou fiscal, talvez seja melhor apenas manter registros sobre os custos de compra dos ativos de sua empresa e fornecer as informações a eles.
Alguns equipamentos que você compra para o seu negócio são considerados bens listados. As principais categorias de bens listados são automóveis de passageiros, veículos de transporte e bens geralmente usados para entretenimento, recreação ou diversão. Propriedade listada é uma categoria especial do IRS que exige que você mantenha os custos comerciais e pessoais separados e deduza apenas a parte comercial das despesas.
Veículos e despesas de condução
Se você comprar um carro ou caminhão para sua empresa, o custo será depreciado, assim como os demais ativos comerciais descritos acima. Para estar disponível para a dedução da depreciação, o veículo deve ser conduzido mais de 50% do tempo para fins comerciais.
Você também pode deduzir o custo de dirigir seu carro para negócios, usando um dos dois métodos: uma dedução padrão ou despesas reais.
Outros Serviços e Despesas de Manutenção
Outros serviços incorridos pela maioria das empresas são os custos de manutenção das instalações, equipamentos e manutenção geral do edifício. As empresas também têm custos com corte de grama, remoção de neve e outros custos externos. Você poderá deduzir custos de reparo e manutenção de sua propriedade comercial ou poderá depreciar algumas dessas despesas. Você provavelmente desejará submeter essas deduções a um contador.
Seguros Empresariais
Toda empresa precisa de vários tipos de seguro e você pode deduzir os custos do seguro como despesas comerciais. Pode ser necessário deduzir seguro contra acidentes e roubo, seguro de responsabilidade profissional, seguro para seus veículos e muitos outros tipos de seguro empresarial.
Salários, Salários, Impostos sobre Folha de Pagamento e Benefícios
Você precisará pagar aos funcionários de acordo com o sistema de folha de pagamento que configurou. O custo dos salários dos funcionários e alguns benefícios dos funcionários são dedutíveis para o seu negócio. Você também pode deduzir impostos trabalhistas, incluindo:
- Sua parte empregadora dos impostos FICA (para impostos de Segurança Social/Medicare)
- Impostos sobre desemprego (federal e estadual)
- Pagamentos do fundo de compensação dos trabalhadores
Observação
Aqui está uma lista de benefícios a funcionários que você pode deduzir como despesas comerciais. Você também deve estar ciente de quais benefícios são tributáveis aos funcionários.
Suprimentos e outras despesas de escritório
Você pode deduzir o custo dos materiais e suprimentos usados durante o ano. Se você mantiver materiais e suprimentos incidentais em mãos, poderá deduzi-los se não mantiver um registro deles ou fizer um inventário e se esse método não distorcer sua renda do ano.
Honorários Profissionais
Você pode deduzir o custo dos honorários que paga aos profissionais, incluindo seu advogado, contador/profissional tributário e outros consultores profissionais. Você não pode contratar ou pagar esses profissionais regularmente, mas deve orçar dinheiro para essa categoria, apenas para garantir.
Observação
Os honorários legais e profissionais que você paga no processo de compra de ativos comerciais, incluindo a compra ou início de um negócio, não são dedutíveis. Eles são adicionados ao custo básico do imóvel e incluídos na depreciação ou amortização do imóvel.
Custos de publicidade e marketing
Você desejará deduzir os custos de publicidade, incluindo marketing de mídia social, e outras despesas promocionais e de marketing, como anúncios em jornais, outdoors e publicidade on-line. Você pode incluir aqui os custos de manutenção da web ou colocá-los em despesas de escritório.
Taxas de associação de clube de negócios
As taxas de adesão a uma associação profissional ou grupo empresarial devem ser incluídas aqui, bem como publicações profissionais. Por exemplo, você pode deduzir o custo de adesão a uma câmara de comércio, associação profissional ou comercial. Você não pode deduzir custos de associação a nenhum clube organizado para fins sociais, como um clube de campo, clube esportivo ou clube de companhia aérea, mesmo que você faça negócios lá.
Despesas de viagem
Para essas despesas, você precisará:
- Inclua-os em sua lista mensal de despesas para fins orçamentários e
- Mantenha bons registros para mostrar a finalidade comercial de cada um na época do imposto.
Despesas de viagem: Acompanhe viagens aéreas, hotéis e refeições enquanto viaja.
Despesas de refeições de negócios: Você só poderá deduzir 50% desses custos, mas mantenha registros detalhados e inclua-os em seu orçamento e impostos de qualquer maneira. As despesas de entretenimento empresarial não são dedutíveis.
Observação
Você ainda deve manter registros de despesas comerciais que não pode deduzir. Eles ainda podem fazer parte do seu processo orçamentário.
Perguntas frequentes (FAQ)
O que você deve incluir no orçamento de uma empresa?
Você precisará incluir sua receita estimada e suas despesas estimadas. Descubra quanto custará para fabricar seu produto e quanto dele você pode razoavelmente esperar vender e a que preço. À medida que você continua a crescer e a construir seu negócio, poderá obter uma imagem mais precisa dos custos e receitas do seu negócio. Você pode consultar nosso modelo de orçamento comercial para ter uma ideia dos custos potenciais a serem considerados, incluindo despesas com telefone e serviços públicos, custos de licenciamento, material de escritório e publicidade.
Quais são as despesas comerciais com impostos?
As despesas comerciais que você pode deduzir de seus impostos são despesas “comuns e necessárias”, de acordo com o IRS. As despesas normais devem ser normais para o seu setor. As despesas necessárias devem ser úteis para o seu negócio, mas não precisam ser cruciais para serem consideradas necessárias. Provavelmente, você não conseguirá deduzir todas as despesas ordinárias e necessárias, mas algumas despesas que poderá deduzir incluem material de escritório, custos de seguro e custos de veículos.
