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No processo de folha de pagamento da sua empresa, ocasionalmente você pode ter um funcionário que deseja solicitar isenção de retenção na fonte. Os funcionários qualificados podem ficar isentos da retenção de imposto de renda.
Principais conclusões
- A retenção na fonte são valores retirados do pagamento de um funcionário pelo empregador para receitas estaduais e federais e outros impostos.
- Os funcionários, se se qualificarem, podem estar isentos de retenção e devem comunicar isso a você por meio de um formulário W-4.
- A isenção de retenção na fonte aplica-se ao imposto sobre o rendimento, mas não ao imposto FICA (Segurança Social e Medicare).
- Se o IRS determinar que a isenção do funcionário é inválida, ele poderá enviar a você uma carta de “bloqueio” instruindo você a reter o imposto de renda a uma taxa específica começando em uma data específica.
O que é retenção?
Retenção é um termo geral para os valores retirados do pagamento dos funcionários para impostos de renda federais e estaduais e para impostos da Lei de Contribuições de Seguros Federais (FICA) (Segurança Social e Medicare). Alguns funcionários podem não ser obrigados a descontar o imposto de renda federal de seu salário se sua renda estiver abaixo de um determinado nível.
O IRS permite que os funcionários solicitem isenção de retenção de imposto de renda em um ano específico se ambas as situações se aplicarem:
- No ano anterior, eles tinham direito ao reembolso de todo o imposto de renda federal retido porque não tinham obrigação tributária.
- Para o ano em curso, eles esperam um reembolso de todo o imposto de renda federal retido porque esperam não ter nenhuma obrigação fiscal.
Alguns tipos de trabalhadores podem estar isentos: estudantes, trabalhadores a tempo parcial, maiores de 65 anos e trabalhadores cegos.
Observação
Qualquer isenção de retenção na fonte aplica-se apenas a impostos de renda federais, e não a impostos estaduais ou impostos FICA (Segurança Social/Medicare).
Reivindicando isenção de retenção
Um novo formulário W-4 entrou em vigor em 2020 para todas as novas contratações e funcionários que desejam alterar seus formulários W-4. Se um funcionário quiser reivindicar isenção, ele deverá escrever “Isento” no Formulário W-4 no espaço abaixo da Etapa 4 (c) e concluir as Etapas 1 e 5.
Um funcionário que deseja isenção por um ano deve entregar o novo W-4 até 15 de fevereiro daquele ano. Se um funcionário que está atualmente recebendo isenção de impostos espera dever impostos no próximo ano, ele deverá alterar seu W-4 até 10 de dezembro do ano em curso.
Como saber se um funcionário está isento de retenção na fonte
Você só pode alterar a retenção com base na documentação fornecida pelo funcionário. Até que o funcionário lhe forneça o formulário ou formulários corretos, você deverá continuar a reter impostos de renda federais, estaduais e locais com base nos formulários mais recentes preenchidos pelo funcionário. Você não pode acreditar na palavra do funcionário sobre o pedido de isenção.
Você (o empregador) pode precisar enviar o W-4 ao IRS para análise da reivindicação. Você não precisa enviar o formulário, a menos que o IRS lhe envie especificamente uma carta solicitando que você faça isso.
Mais sobre isenções de retenção na fonte
Uma reivindicação de isenção de retenção na fonte não isenta o funcionário do pagamento de sua parcela dos impostos FICA, incluindo o imposto adicional do Medicare. Todos os impostos FICA devem ser pagos por você, como empregador, e pelo empregado. A retenção do funcionário para a Previdência Social termina no máximo da Previdência Social, mas sua contribuição para a Previdência Social como empregador continua para todos os salários.
Observação
Se você acha que a isenção de retenção na fonte W-4 de um funcionário está incorreta, você não pode alterá-la, mas pode informar ao funcionário que a isenção pode ser questionada pelo IRS. Não importa o que o funcionário reivindique, você deve usar apenas o formulário W-4 assinado para reter o pagamento do funcionário.
A reivindicação de isenção de imposto de renda federal nada tem a ver com o imposto de renda estadual do funcionário e com a retenção de imposto local. O funcionário terá que consultar os órgãos tributários estaduais e locais para saber como funciona essa isenção nessas jurisdições. Conforme observado acima, até que o funcionário lhe entregue os documentos assinados para o pedido de isenção de impostos estaduais ou locais, você deverá continuar a reter esses impostos.
Se o funcionário quiser reivindicar isenção de retenção na fonte, mas já teve retenção na fonte retirada do salário durante o ano, não será possível devolver esse dinheiro. Na hora do imposto, você notificará o funcionário sobre a retenção na fonte em seu formulário W-2 do ano. O funcionário pode então reivindicar o valor retido.
Por exemplo, Carlton chega até você em fevereiro e diz que deseja solicitar isenção de retenção na fonte para este ano. Ele preenche um novo formulário W-4 solicitando isenção, mas você já reteve US$ 276 em imposto de renda federal de seu pagamento em janeiro. Ele terá que esperar para apresentar sua declaração de imposto de renda e reivindicar os US$ 276.
Não presuma que um estudante, trabalhador de meio período ou trabalhador sazonal estará isento de retenção na fonte. Todos os funcionários devem preencher um formulário W-4 no momento da contratação, e esse formulário é o que o funcionário deve usar para solicitar uma isenção.
Observação
Seu advogado lhe dirá para não ajudar os funcionários a preencher os formulários. Mas se um funcionário perguntar, você pode fornecer informações para ajudá-lo a tomar a decisão por conta própria. A publicação 505 do IRS tem um fluxograma (página 8) que pode ajudar o funcionário a ver se pode reivindicar isenção de retenção na fonte.
Se você receber uma carta de bloqueio do IRS
Você não precisa entregar os formulários W-4 ao IRS, mas eles podem revisar o pedido de isenção de um funcionário e podem solicitar que você envie o formulário W-4 de um funcionário. Em alguns casos, se o IRS considerar que o pedido de isenção não é válido, poderá enviar uma “carta de bloqueio” à sua empresa, juntamente com uma cópia para o funcionário. Uma carta de bloqueio bloqueia a retenção do funcionário com base na revisão do IRS.
Esta carta especifica o número máximo de retenções na fonte permitidas para o funcionário. Depois de receber esta carta de bloqueio, você deve começar a usar essas informações para reter o imposto de renda federal do pagamento do funcionário, em vigor na data definida pelo IRS. Você não pode alterar o valor retido na fonte até receber permissão do IRS; você não pode aceitar um novo W-4 do funcionário para alterar o valor retido na fonte.
Observação
Você também receberá uma cópia desta carta para o funcionário explicando como fornecer informações adicionais ao IRS. Você pode incentivar o funcionário a entrar em contato com o IRS para solicitar uma alteração no aprisionamento.
Se você não alterar a retenção do funcionário com base na retenção na carta de bloqueio, sua empresa será responsável pelo pagamento do valor adicional de imposto que deveria ter sido retido.
Perguntas frequentes (FAQ)
Por quanto tempo um empregador deve manter os formulários W-4 dos funcionários?
Você deve manter os formulários W-4 dos funcionários em seus registros por quatro anos para verificar se está retendo corretamente o imposto de renda federal. Esses formulários, juntamente com outros formulários assinados pelos funcionários, devem estar disponíveis em formato impresso caso o IRS solicite.
O que fazer se um funcionário solicitar isenção no W4?
Se um funcionário fornecer um W-4 que mostre que está isento de retenção na fonte, não retenha imposto de renda federal. De acordo com o IRS, “para se qualificar para este status de isenção, o funcionário não deve ter nenhuma obrigação fiscal no ano anterior e deve esperar não ter nenhuma obrigação fiscal no ano atual”.
