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Lidar com a própria folha de pagamento da sua empresa pode ser complicado porque o processo de folha de pagamento/imposto sobre a folha de pagamento envolve um vocabulário próprio. Esses termos são os mais importantes que você encontrará ao começar a trabalhar nos contracheques dos funcionários e iniciar o processo de folha de pagamento.
Os contracheques são usados para dois propósitos principais: contabilidade, à medida que você prepara os contracheques dos funcionários e inclui os valores da folha de pagamento em seu sistema de contabilidade comercial, e impostos, à medida que você coleta, paga, relata e envia impostos trabalhistas de acordo com os requisitos fiscais federais e estaduais.
Você deve se sentir confortável com a terminologia comum, mesmo se tiver um contador para fazer a contabilidade da folha de pagamento ou usar um software de folha de pagamento ou uma empresa de serviços de folha de pagamento.
Principais conclusões
- O pagamento bruto é a compensação feita a um funcionário antes de quaisquer impostos ou deduções serem retidos. O salário líquido é o que resta após as deduções e retenções.
- Alguns funcionários podem estar sujeitos a penhora de salário e você deve cumprir uma ordem de penhora, normalmente por contracheque.
- É importante compreender a diferença entre funcionários isentos e não isentos porque esse status determina qualquer pagamento de horas extras que eles possam ou não ter direito a receber.
- O Departamento do Trabalho dos EUA exige que os empregadores mantenham todos os registros da folha de pagamento por três anos.
Folha de pagamento
Folha de pagamento é um termo geral e tem vários significados:
- A quantidade de dinheiro paga a todos os funcionários em um dia de pagamento, como em “Executamos a folha de pagamento esta manhã para o dia de pagamento de amanhã”.
- Os registros financeiros de uma empresa relativos ao pagamento de salários e vencimentos aos funcionários
- O registro total de rendimentos dos funcionários em um ano
Salário Bruto
O pagamento bruto é o total pago a um funcionário em cada período de pagamento antes de serem feitas quaisquer deduções de impostos ou outros fins. É determinado de diferentes maneiras para funcionários assalariados e horistas.
O pagamento bruto é declarado como um valor anual para empregados assalariados. O salário anual é dividido pelo número de períodos de pagamento no ano para determinar o pagamento bruto de um período de pagamento.
O pagamento bruto é a taxa horária do trabalhador vezes o número de horas trabalhadas naquele período de pagamento para funcionários horistas. As horas extras também estão incluídas no salário bruto.
O Internal Revenue Service (IRS) não discute o pagamento bruto. Utiliza os termos “renda bruta” ou “renda total”. Esta é a renda que deve ser informada no Formulário W-2 do funcionário, seu relatório anual de imposto sobre salários.
Salário Líquido
O pagamento líquido é o valor do pagamento que um funcionário recebe após todas as retenções e deduções do salário bruto terem sido feitas. É o valor do contracheque do funcionário.
O cálculo do salário líquido começa com o salário bruto, depois são retirados os valores do imposto de renda federal e estadual, bem como do imposto FICA (Segurança Social e Medicare). Por fim, são feitas deduções discricionárias, como contribuições para planos de saúde e valores de planos de aposentadoria.
Períodos de pagamento
Um período de pagamento é um período recorrente durante o qual o pagamento do funcionário é registrado e pago. Alguns períodos de pagamento comuns são:
- Mensalmente (12 períodos de pagamento por ano)
- Semanalmente (52 períodos de pagamento por ano)
- Quinzenalmente (em semanas alternadas, 26 períodos de pagamento por ano)
- Semestralmente (duas vezes por mês, 24 períodos de pagamento por ano).
O número de períodos de pagamento em um ano é importante no cálculo do pagamento total dos funcionários durante um ano.
Retenções e Deduções
| Retenção | Deduções |
| Imposto de renda federal | Prêmios de seguro |
| Imposto de renda estadual | Contribuições para planos de aposentadoria |
| FICA tax | Taxas sindicais |
A retenção na fonte refere-se a valores retirados do contracheque de um funcionário para diversos tipos de impostos:
- Imposto de renda federal
- Impostos FICA (Segurança Social e Medicare)
- Imposto de renda estadual
As deduções são outros tipos de pagamentos efetuados. A maioria das deduções não afeta o valor do rendimento tributável de um funcionário, mas algumas são consideradas antes dos impostos. Estes são subtraídos do rendimento bruto do empregado para reduzir o seu rendimento tributável. Exemplos são as contribuições para planos de aposentadoria e alguns custos de saúde.
A retenção de imposto de renda federal de um funcionário é determinada usando as informações de um Formulário W-4 preenchido pelo funcionário no momento da contratação e para o imposto de renda estadual por um W-4 estadual ou outro formulário fiscal.
Observação
A retenção não precisa ser aprovada pelos funcionários porque esses valores são exigidos por lei. Mas todas as deduções do contracheque de um funcionário, exceto as deduções ordenadas por um tribunal, devem ser aprovadas pelo funcionário por escrito.
Penhora Salarial
Alguns funcionários devem fazer uma terceira forma de pagamento. Os tribunais às vezes emitem ordens de penhora para dívidas como empréstimos estudantis, decisões de pequenas causas, pensão alimentícia ou outros valores devidos pelo funcionário.Você deve cumprir a ordem se receber um aviso de penhora ordenando que sua empresa penhorará salários. A penhora normalmente é feita por contracheque, então você terá que adicionar isso à sua lista de deduções.
Funcionários assalariados versus funcionários horistas
Os termos “funcionário assalariado” e “funcionário horista” referem-se especificamente à forma como esses funcionários são pagos. Os funcionários assalariados recebem um salário anual, enquanto os funcionários horistas recebem uma taxa por hora multiplicada pelas horas trabalhadas.
Ao longo do tempo
Horas extras são os valores adicionais pagos aos horistas que trabalham mais de 40 horas semanais, que trabalham nos finais de semana, ou outros valores adicionais. As horas extras devem ser pagas uma vez e meia a taxa de pagamento por hora da pessoa para funcionários que trabalham mais de 40 horas por semana de trabalho. Claro, você pode pagar horas extras com taxas mais altas.
As horas extras são calculadas de forma diferente para empregados horistas e assalariados. A maioria dos funcionários assalariados está isenta de horas extras, mas sua empresa pode ser obrigada a pagar horas extras a alguns funcionários isentos com salários mais baixos.
Funcionários isentos vs. funcionários não isentos
Isento significa “isento de horas extras”. Funcionários isentos e não isentos são normalmente categorizados pelo trabalho que realizam. A maioria dos funcionários isentos trabalha em cargos profissionais, gerenciais ou executivos, às vezes chamados de “isenção de colarinho branco”.
Mas nem todos os profissionais de “colarinho branco” estão isentos de horas extras. Eles devem estar acima de um nível salarial padrão de US$ 684 por semana (US$ 35.568 por ano para um trabalhador de um ano inteiro) para serem isentos. Você deve pagar horas extras se um funcionário isento receber menos de US$ 684 por semana.
Outros trabalhadores são considerados não isentos e você deve pagar-lhes horas extras. Um trabalhador é considerado não isento e elegível para horas extras, a menos que a isenção possa ser comprovada pelo empregador.
| Funcionários assalariados | Funcionários Horistas |
| Pago com base em um valor anual | Pago por hora |
| Pode ser isento com base na posição específica | Nunca isento |
| Funcionários com salários mais baixos devem receber pagamento de horas extras | Sempre receba pagamento adicional por horas extras |
Compensação
Remuneração de funcionários é um termo frequentemente usado em vez de “pagamento”, mas é um termo mais geral que inclui outros pagamentos aos funcionários. Alguns tipos de remuneração são tributáveis ao empregado.
- Renda de gorjeta
- Benefícios de usar um carro da empresa
- Opções de ações
- Bônus, prêmios e presentes para funcionários (a menos que sejam muito pequenos)
- Alguns benefícios de deslocamento e transporte
- Alguns benefícios educacionais
- Outros benefícios, como refeições, podem ou não ser tributáveis aos empregados, dependendo das circunstâncias
Esses tipos de pagamentos são tributáveis, portanto, você deve separá-los ao fazer a contabilidade da folha de pagamento e incluí-los nos salários tributáveis do funcionário no ano. Você deve relatar esses salários no formulário W-2 do funcionário.
Perguntas frequentes (FAQ)
Um empregador pode demitir um empregado que tenha seu salário penhorado?
A lei federal protege um funcionário de ser demitido porque seu salário foi penhorado por uma dívida e limita quanto pode ser deduzido do contracheque de um funcionário a cada semana.
Existem 27 períodos para funcionários quinzenais em alguns anos. Como faço para lidar com isso?
Você tem várias alternativas para pagar o 27º período extra de pagamento. As duas coisas importantes a lembrar são que você não complica muito as coisas e que avisa aos funcionários se estiver fazendo alguma alteração em seus contracheques.
Por quanto tempo devo manter os registros da folha de pagamento?
O Departamento do Trabalho dos EUA exige que os empregadores mantenham todos os registros da folha de pagamento por três anos.Esta ficha informativa do DOL contém mais detalhes. O IRS exige que todos os registros fiscais, incluindo aqueles relativos aos impostos sobre a folha de pagamento, sejam mantidos por pelo menos três anos e, em alguns casos, por mais tempo.
