Exemplo de formato de carta e dicas de redação

O formato da carta pode não ser a prioridade quando você começa a escrever uma carta ou e-mail importante, mas uma apresentação apropriada é fundamental para garantir que sua mensagem seja bem recebida. Uma carta impressa geralmente é reservada para comunicações profissionais importantes, como cartas de recomendação, cartas de apresentação, cartas de demissão e correspondência comercial, então você vai querer saber como escrever uma carta profissionalmente.

A formatação correta é especialmente importante se você estiver enviando uma cópia impressa ao destinatário em vez de um e-mail, porque a carta precisa caber na página, ter aparência profissional e ser clara, concisa e fácil de ler.

Revise as informações sobre o que você precisa incluir ao escrever uma carta profissional, exemplos e conselhos sobre a fonte, saudação, espaçamento, fechamento e assinatura apropriados para correspondência comercial.

O que incluir em uma carta formal

A correspondência formal deve incluir os detalhes do motivo pelo qual você está escrevendo, suas informações de contato, uma saudação e encerramento e sua assinatura.

Início da Carta

Informações de contato (carta escrita): Uma carta escrita deve incluir as informações de contato suas e do destinatário (nome, cargo, nome da empresa, endereço, número de telefone, e-mail), seguidas da data.

Informações de contato (e-mail): Ao enviar um e-mail, você não precisa incluir as informações de contato do destinatário. Liste suas informações de contato no final da carta, após sua assinatura.

Saudações: Enderece a carta usando uma saudação profissional e um título formal (“Prezado Sr./Sra./Dr.”).

Corpo da Carta

O primeiro parágrafo da sua carta deve fornecer uma introdução sobre o motivo pelo qual você está escrevendo, para que o motivo do contato com a pessoa fique claro.

No parágrafos seguintes, forneça detalhes específicos sobre sua solicitação ou as informações que você está fornecendo.

O último parágrafo de sua carta deve reiterar o motivo pelo qual você está escrevendo e agradecer ao leitor por analisar sua solicitação. Se apropriado, deverá também pedir educadamente uma resposta por escrito ou a oportunidade de marcar uma reunião para discutir mais detalhadamente o seu pedido.

Fechando a carta

Use uma assinatura formal, como “Atenciosamente” ou “Atenciosamente”.

Assinatura (carta escrita): Termine a carta com sua assinatura manuscrita seguida do seu nome digitado.

Assinatura (E-mail): Inclua seu nome digitado seguido de suas informações de contato.

Formato de carta escrita

Aqui está um modelo para cada seção de uma carta formal:

Suas informações de contato 
Nome
Endereço
Cidade, CEP do Estado
Número de telefone
Endereço de email

Data

Informações de contato do destinatário 
Nome
Título
Empresa
Endereço
Cidade, CEP do Estado

Saudações 
Prezado Sr./Sra. Sobrenome,

Use um saudação formal, não é o primeiro nome, a menos que você conheça bem a pessoa. Se você não souber o sexo da pessoa, poderá escrever o nome completo. Por exemplo, escreva “Prezado Pat Crody” em vez de “Prezado Sr. Crody” ou “Prezada Sra. Crody”. Se você não souber o nome do destinatário, ainda é comum e aceitável usar o antigo “A quem possa interessar”.

Corpo da carta

• Parágrafo 1:Indique o motivo pelo qual você está escrevendo, por exemplo, você está pedindo algo ou compartilhando uma informação.
• Parágrafo 2: Forneça detalhes sobre sua solicitação ou as informações que você está compartilhando.
• Parágrafo 3: Se necessário, inclua informações adicionais sobre o propósito da sua carta.
• Parágrafo 4: Agradeça ao leitor por considerar sua solicitação e peça uma resposta à sua carta.

Fechando
Atenciosamente,

Assinatura
Assinatura manuscrita (use tinta preta ou azul para assinar uma carta escrita)

Assinatura digitada 
Seu nome digitado

Formato de carta por e-mail

Aqui está um modelo para cada seção de um e-mail profissional:

Linha de assunto
Assunto: Seu nome – Motivo da escrita

Saudações
Prezado Sr./Sra. Sobrenome,

Corpo da mensagem
Sua mensagem geralmente deve ter no máximo dois ou três parágrafos. Explique por que você está escrevendo e o que está solicitando.

Fechando
Sinceramente,

Assinatura digitada e informações de contato
Mikala Schwartz
[email protected]
617-123-1234

Modelo de carta para download

Aqui está um modelo de carta que você pode baixar (compatível com Google Docs e Word Online) ou revisar a versão em texto abaixo.

Exemplo de carta escrita profissional

Exemplo de e-mail profissional

Dicas para formatar sua carta

As cartas profissionais devem ser simples, curtas e escritas em formato comercial usando uma fonte tradicional.

• Comprimento da Carta:A maioria das cartas formais não tem mais do que uma página digitada.
• Estilo e tamanho da fonte:Use uma fonte simples, como Times New Roman, Arial ou Calibri. O tamanho da fonte deve estar entre 10 e 12 pontos.
• Margens: Use margens de uma polegada e justifique seu texto à esquerda.
• Espaçamento:Coloque um espaço em sua carta e deixe um espaço entre cada parágrafo. Use margens de uma polegada e alinhe o texto à esquerda.Deixe um espaço extra após a saudação, antes do encerramento e antes e depois da assinatura manuscrita na carta impressa.
• Imprimindo a carta: As cartas comerciais devem ser impressas em papel branco comum.

Revisar, verificar ortografia e imprimir

Depois de escrever sua carta, revise-a e verifique-a cuidadosamente na tela. Em seguida, imprima e leia em voz alta pelo menos mais uma vez, verificando se há erros ou erros de digitação. Isso é importante porque geralmente é mais fácil detectar erros em uma cópia impressa. 

Verifique se há erros de formatação, como dois parágrafos sem espaço entre eles ou linhas recuadas incorretamente. Então, antes de colocar sua carta em um envelope, assine acima do nome digitado usando tinta preta ou azul. 

Se você estiver enviando sua carta por e-mail, envie uma cópia para você mesmo para ter certeza de que está perfeita. Em seguida, envie a versão final ao destinatário.

Imprima uma cópia de sua carta escrita para que você a guarde em seus registros. Seu e-mail será salvo na pasta de e-mails “enviados”.

Como endereçar o envelope

Quando sua carta estiver pronta para ser enviada, dobre-a em três partes para que caiba em um envelope tamanho comercial. Você pode usar seu programa de processamento de texto para imprimir os endereços no envelope ou escrevê-los à mão. 

Imprima seu nome no canto superior esquerdo da frente do envelope. Imprima o endereço do destinatário no centro do envelope, paralelo ao lado comprido. Adicione um selo no canto superior direito do envelope.