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Você está pensando em fazer seu próprio processamento de folha de pagamento ou está curioso sobre o processo em geral? Calcular retenções e deduções para contracheques de funcionários não é difícil se você seguir as etapas detalhadas aqui.
Seu objetivo neste processo é passar do valor do pagamento bruto (o valor real que você deve ao funcionário) ao pagamento líquido (o valor do contracheque do funcionário). Depois de calcular o pagamento bruto do período de pagamento, você deverá deduzir ou reter valores de retenção de imposto de renda federal, imposto FICA (Segurança Social/Medicare), imposto de renda estadual e local e outras deduções.
Etapa 1: obtenha um formulário W-4 de cada funcionário
O Internal Revenue Service (IRS) exige que todos os trabalhadores nos EUA assinem o Formulário W-4 do IRS no momento da contratação. Este formulário inclui informações importantes que você precisa para pagar ao funcionário e para garantir que as retenções e deduções sejam calculadas corretamente no salário do funcionário.
Além do nome e endereço do funcionário, estado civil e situação do pedido, você precisará obter outras informações do W-4 para fazer os cálculos de retenção na fonte do imposto de renda federal.
Etapa 2: calcular o pagamento bruto
Os contracheques dos funcionários começam com o pagamento bruto, que é o valor total do pagamento antes de quaisquer deduções ou retenções. Para determinar o imposto de renda e o imposto FICA (para Previdência Social e Medicare), use todos os vencimentos, vencimentos e gorjetas.
Como determinar o salário bruto
Para empregados assalariados, comece com o salário anual da pessoa dividido pelo número de períodos de pagamento. Para funcionários horistas, é o número de horas trabalhadas vezes a taxa (incluindo horas extras).
Se você não tiver certeza de como pagar os funcionários, leia este artigo sobre a diferença entre funcionários assalariados e horistas.
Aqui estão alguns exemplos de como o pagamento bruto de um período processado na folha de pagamento é calculado para funcionários assalariados e horistas se nenhuma hora extra for incluída nesse período de pagamento:
Digamos que seu funcionário ganhe um salário anual de US$ 30.000. Esse salário é dividido pelo número de períodos de pagamento no ano para obter o pagamento bruto de um período de pagamento. Se você pagar aos funcionários assalariados duas vezes por mês, haverá 24 períodos de pagamento no ano, e o pagamento bruto para um período de pagamento será de US$ 1.250 (US$ 30.000 dividido por 24).
Um funcionário horista é pago por hora durante o período de pagamento. Se a taxa horária de um funcionário for de US$ 12 e ele tiver trabalhado 38 horas no período de pagamento, o salário bruto do funcionário para esse contracheque será de US$ 456 (US$ 12 x 38).
Etapa 3: calcular horas extras
Todos os empregados horistas têm direito a horas extras se trabalharem mais de 40 horas semanais.Alguns empregados assalariados estão isentos de horas extras, dependendo do nível salarial. Antes de julho de 2024, os funcionários com salários mais baixos recebiam horas extras se seu salário fosse igual ou inferior a US$ 684 por semana (US$ 35.568 anuais), mesmo que fossem classificados como isentos. A partir de julho, esse limite aumentou para US$ 844 por semana (equivalente a US$ 43.888 por ano) e, a partir de janeiro de 2025, aumentou para US$ 1.128 por semana (ou US$ 58.656 por ano).
Você pode pagar mais do que a taxa de horas extras exigida, mas usaremos o valor exigido aqui. Alguns estados também têm leis sobre horas extras que exigem que as horas extras sejam pagas com taxas mais altas. Verifique o departamento de trabalho do seu estado para obter detalhes.
Aqui está um exemplo de como as horas extras são calculadas:
Sandy trabalha 43 horas em uma semana. Ela tem direito a horas extras de três horas a 1,5 vezes o valor da hora. Se sua taxa horária for de US$ 12, ela receberá horas extras no valor de US$ 18 por três horas, totalizando US$ 54 de horas extras. Essas horas extras de US$ 54 são adicionadas ao seu pagamento normal por hora de US$ 480 (40 horas x US$ 12), totalizando US$ 534. Os $ 534 são o salário bruto do período de pagamento.
Etapa 4: Ajustar o pagamento bruto dos salários da previdência social
Antes de calcular a retenção na fonte do FICA e o imposto de renda, você precisa remover alguns tipos de pagamentos aos funcionários. Os tipos de pagamentos não incluídos nos salários da Previdência Social podem ser diferentes dos tipos de pagamentos excluídos do imposto de renda federal.
Por exemplo, se você contratar seu filho (menor de 18 anos) para trabalhar em sua empresa, deverá descontar o valor do salário dele ao calcular a retenção na fonte da Previdência Social, mas não deverá descontá-lo ao calcular a retenção do imposto de renda federal.
Aqui está outro exemplo: suas contribuições para um plano de aposentadoria com imposto diferido (como um plano 401(k)) não devem ser incluídas nos cálculos do imposto de renda federal e do imposto da Previdência Social.
Observação
A Publicação 15 do IRS (Circular E) contém uma lista completa de pagamentos aos funcionários e se eles estão incluídos nos salários da Previdência Social ou sujeitos à retenção de imposto de renda federal.
Etapa 5: Calcular o valor retido na fonte do imposto de renda federal (FIT)
Para calcular a retenção de imposto de renda federal, você precisará de:
- O salário bruto ajustado do funcionário para o período de pagamento
- O formulário W-4 do funcionário
- Uma cópia das tabelas fiscais do IRS na Publicação 15-T: Guia Tributário do Empregador, usando a tabela do ano correto
As faixas de imposto de renda de 2024 (a serem declaradas em 2025) são as seguintes:
- 37% para rendimentos superiores a $ 609.350 ($ 731.200 para casais que entram com pedido em conjunto)
- 35% para rendimentos superiores a $ 243.725 ($ 487.450 para casais que entram com pedido em conjunto)
- 32% para rendimentos superiores a $ 191.950 ($ 383.900 para casais que entram com pedido em conjunto)
- 24% para rendimentos superiores a $ 100.525 ($ 201.050 para casais que entram com pedido em conjunto)
- 22% para rendimentos superiores a $ 47.150 ($ 94.300 para casais que entram com pedido em conjunto)
- 12% para rendimentos superiores a US$ 11.600 (US$ 23.200 para casais que entram com pedido em conjunto)
Etapa 6: Calcular as deduções da Previdência Social e do Medicare
Você deve reter impostos FICA (Segurança Social e Medicare) dos contracheques dos funcionários.
Observação
Certifique-se de usar o valor correto do pagamento bruto para este cálculo. Este artigo sobre salários da Previdência Social explica quais salários devem ser retirados para este cálculo.
O cálculo da retenção do FICA é bastante simples.
| Impostos FICA: quem paga o quê? | ||
|---|---|---|
| Impostos FICA (% do salário bruto do funcionário) | Funcionário paga | Empregador paga |
| Imposto de Segurança Social 12,4% (até ao máximo anual) | 6,2% | 6,2% |
| Imposto Medicare 2,9% (até US$ 200.000) | 1,45% | 1,45% |
| Imposto adicional sobre Medicare | 0,9% sobre o salário bruto acima de US$ 200.000 | 0% |
Reter metade do total de 15,3% do contracheque do funcionário (7,65% = 6,2% para a Previdência Social mais 1,45% para o Medicare). A outra metade dos impostos FICA é devida a você, o empregador.
Para um funcionário hipotético, com US$ 1.500 em pagamento semanal, o cálculo é de US$ 1.500 x 7,65% (0,0765) para um total de US$ 114,75.
Tenha cuidado para não deduzir muito imposto da Previdência Social de funcionários de alta renda, uma vez que a Previdência Social é limitada a cada ano, com o valor máximo sendo definido pela Administração da Previdência Social.
Você também precisará considerar a dedução fiscal adicional do Medicare devida por funcionários de renda mais alta, que começa quando o funcionário atinge US$ 200.000 em rendimentos anuais. O imposto adicional é de 0,9% do salário bruto com base no status W-4 do funcionário. Nenhum imposto adicional é devido pelo empregador.
Etapa 7: Faça deduções do imposto de renda estadual
A maioria dos estados impõe imposto de renda sobre os salários e vencimentos dos funcionários. Faça alguma pesquisa para determinar os valores dessas deduções e como enviá-las à autoridade tributária estadual/local apropriada.
Etapa 8 (opcional): faça outras deduções
Você ainda não terminou as deduções. Aqui estão algumas outras possíveis deduções do salário do funcionário que você pode precisar calcular:
- Deduções de contribuições de funcionários para cobertura de plano de saúde
- Deduções para 401(k) ou outras contribuições para planos de aposentadoria
- Deduções para contribuições para fundos internos da empresa ou doações de caridade
Lembre-se de que todas as deduções começam e são baseadas no salário bruto.
Um exemplo de recibo de pagamento de funcionário
No caso do funcionário acima, o contracheque semanal ficaria assim:
| Recibo de pagamento do funcionário | ||||
|---|---|---|---|---|
| Salário Bruto | Retenção de Imposto de Renda Federal | Retenção de imposto FICA | Outras deduções | Salário Líquido |
| US$ 1.500,00 | US$ 273,56 | US$ 114,75 | US$ 0,00 | US$ 1.111,69 |
Não se esqueça dos impostos sobre a folha de pagamento do empregador
Você deve fazer depósitos junto ao IRS dos impostos retidos do pagamento dos funcionários para impostos de renda federais, impostos FICA e os valores devidos como empregador. Especificamente, após cada folha de pagamento, você deve:
- Pagar a retenção de imposto de renda federal de todos os funcionários
- Pague a retenção de imposto FICA de todos os funcionários
- Pague sua metade do imposto FICA para todos os funcionários
Dependendo do tamanho da sua folha de pagamento, você deve fazer depósitos mensalmente ou semestralmente.
Você também deve apresentar um relatório trimestral no Formulário 941 mostrando os valores devidos e quanto pagou.
Observação
Se você tem muitos funcionários ou não tem pessoal para lidar com o processamento de folha de pagamento, considere um serviço de processamento de folha de pagamento para lidar com contracheques, pagamentos ao IRS e relatórios de final de ano no Formulário W-2.
Perguntas frequentes (FAQ)
Qual porcentagem do meu salário é retida para impostos federais?
Os empregadores retêm 7,65% do seu rendimento bruto ajustado para os impostos FICA (6,2% para os impostos da Segurança Social e 1,45% para os impostos do Medicare), além do imposto de renda federal. Dependendo do seu nível de renda, você se enquadra em uma das seguintes faixas de imposto de renda federal: 12%, 22%, 24%, 32%, 35% e 37%.
Por que nenhum imposto de renda federal foi retido do meu contracheque?
Se você não vir o imposto de renda federal sendo retirado de seu contracheque, é porque seu empregador o considera um contratante independente, o que significa que você receberá um 1099 e provavelmente será obrigado a pagar impostos estimados trimestralmente, ou você reivindicou isenção de imposto de renda federal (por exemplo, você não espera ter uma obrigação fiscal para o ano atual).
Principais conclusões
- Os empregadores devem reter metade (7,65%) dos 15,3% devidos nos impostos FICA (Segurança Social e Medicare) do salário bruto de um funcionário.
- Os impostos FICA são adicionados aos impostos de renda federais regulares, que mudam dependendo do seu nível de renda.
- Existem sete faixas de impostos em 2024: 12%. 22%, 24%, 32%, 35% e 37%.
- O FICA e a retenção federal são descontados do salário bruto ajustado, o que significa que quaisquer deduções da contribuição para um 401 (k) ou outras contas com impostos diferidos são contabilizadas antecipadamente.
