Table of Contents
É importante saber a diferença entre suprimentos e despesas de escritório porque esses custos são tratados de maneira diferente na declaração de imposto de renda da sua empresa e afetam os impostos da sua empresa de maneira diferente. Os suprimentos normalmente são consumidos ou esgotados durante o ano fiscal e incluem itens como canetas, papel e cartuchos de impressora. As despesas de escritório, por outro lado, referem-se frequentemente a itens maiores e mais duráveis, como móveis ou computadores, que podem ser depreciados com o tempo.
Principais conclusões
- Os materiais de escritório são itens tradicionais de escritório, como canetas, grampeadores e clipes de papel.
- Materiais de limpeza e limpeza, faturas e recibos de vendas, toalhas de papel e utensílios de plástico também são considerados materiais de escritório.
- Despesas de escritório são as outras despesas de funcionamento de um escritório, como serviços de site, taxas de hospedagem na Internet, computadores desktop, laptops, iPads e tablets.
- Você pode deduzir materiais ou equipamentos de escritório em sua declaração de imposto de renda comercial se puder mostrar que são despesas comerciais “comuns e necessárias”, e não despesas pessoais.
- Alguns equipamentos de escritório podem ser listados como propriedade. Esta é uma propriedade que pode ser usada para fins comerciais e pessoais, e você pode deduzir a parte usada para negócios.
- Você pode deduzir 100% do custo dos materiais de escritório e materiais que mantém em mãos e utilizou durante o ano.
- Você pode deduzir ativos comerciais (incluindo ativos de escritório) que custam US$ 2.500 ou menos.
O que são materiais de escritório?
Os materiais de escritório são itens de escritório tradicionais, como canetas, grampeadores, clipes de papel, pen drives USB e cartuchos de tinta de impressora que são usados pelos funcionários. Também estão incluídos no material de escritório:
- Suprimentos para manutenção de registros, como faturas e recibos de vendas
- Material de limpeza e zeladoria
- Lenço de banheiro
- Locais para guardar suprimentos, como consertar armários e armários de armazenamento
- Pratos de papel, toalhas de papel e utensílios de plástico
- Bebidas para a sala de descanso dos funcionários
O IRS também inclui postagem em material de escritório, mas grandes quantidades de postagem para envio de produtos são classificadas de forma diferente (no custo dos produtos vendidos, conforme descrito abaixo).
O que são despesas de escritório?
Despesas de escritório são as outras despesas de funcionamento de um escritório. Essas despesas são utilizadas para as operações do escritório, por isso são frequentemente chamadas de “despesas operacionais do escritório”.
As despesas operacionais do escritório incluem:
- Serviços de site, serviços em nuvem (como Dropbox ou iCloud)
- Taxas de hospedagem e manutenção de sites, nomes de domínio, custos mensais para aplicativos (como Dropbox)
- Software, incluindo software baseado na web, como produtos QuickBooks
- Computadores desktop, laptops, iPads e tablets
- Telefones de escritório e sistemas telefônicos de escritório
- Despesas de telefone celular para funcionários
Algumas despesas de escritório de custo mais alto tornam-se, na verdade, equipamentos comerciais e são categorizadas como ativos e depreciadas (consideradas como despesa ao longo de um período de tempo).
Observação
Se você tem um escritório doméstico, pode ser necessário deduzir alguns equipamentos de escritório de uma maneira diferente para separar o uso doméstico do uso comercial. Por exemplo, seu telefone residencial não é dedutível, mas chamadas de longa distância para uso comercial podem ser. Consulte este artigo sobre deduções comerciais domésticas para obter mais detalhes.
Uso pessoal de material de escritório e despesas
Para deduzir materiais ou equipamentos de escritório em sua declaração de imposto de renda comercial, você deve ser capaz de provar que são despesas comerciais “comuns e necessárias”, e não despesas pessoais. Despesas pessoais não são despesas comerciais e você não pode deduzi-las. Por exemplo, se você usar a copiadora e o fichário do escritório para produzir um relatório escolar para seu filho, isso será para uso pessoal e esses custos devem ser mantidos fora da declaração de impostos da sua empresa.
Alguns equipamentos de escritório podem ser listados como propriedade. Esta é uma propriedade que pode ser usada para fins comerciais e pessoais. Por exemplo, se você possui um gravador de vídeo comprado por sua empresa e o usa para vídeos comerciais e pessoais, precisará manter bons registros para separar o uso comercial e pessoal e só poderá deduzir o uso comercial.
Telefones celulares, computadores e impressoras não são mais propriedades listadas, mas você ainda deve manter registros separando o uso comercial e pessoal e ser capaz de mostrar que usou esses itens mais de 50% do tempo para fins comerciais.
Material de escritório e despesas: o que você pode deduzir
Você pode deduzir 100% do custo dos materiais de escritório e materiais que mantém em mãos e utilizou durante o ano. Você também pode deduzir o custo de selos e despesas de postagem e postagem usada em medidores de postagem durante o ano. Para deduzir material de escritório em sua declaração de imposto de renda comercial, você deve atender a todas estas regras do IRS:
- Você não mantém um registro de quando eles são usados.
- Você não faz um inventário desses itens.
- A dedução desses itens não distorce sua renda (em outras palavras, você não está fazendo tantas deduções que sua renda seja muito menor do que seria de outra forma).
Observação
Você só pode deduzir os custos de suprimentos e materiais utilizados no ano em curso. Ou seja, você não pode simplesmente comprar uma grande quantidade de papel de cópia no final do ano e considerar isso uma despesa naquele ano, pois não tem como usar tudo durante o ano. Verifique com seu contador como determinar o valor dessa despesa.
Deduzindo vs. Depreciando Despesas de Escritório
Antigamente, todos os ativos comerciais (itens usados por mais de um ano) que custavam mais de US$ 500 tinham que ser depreciados. A depreciação é uma forma de distribuir o custo de um ativo comercial ao longo da vida desse item. Cada ano você deduz parte do custo daquele ano.
O IRS tem um novo método mais simples para considerar ativos de custo menor como despesas, em vez de depreciá-los. Em vigor a partir de 2016, você pode deduzir ativos comerciais (incluindo ativos de escritório) que custam US$ 2.500 ou menos. Isso inclui software e suítes de software, laptops, tablets, smartphones e outros eletrônicos menores. O custo que você pode gastar inclui o custo de compra e configuração do item.
Para considerar o custo deste item como uma dedução, você também deve tratar o item como uma despesa em seu sistema contábil.
Se quaisquer materiais de escritório, despesas ou equipamentos custarem mais de US$ 2.500, eles se tornarão ativos depreciáveis, e você deverá depreciar esses ativos (distribuir o custo ao longo do tempo) ou usar a Seção 179 do Código da Receita Federal para depreciar imediatamente todo o custo do ativo depreciável no ano em que você o colocou em serviço.
Manter registros para provar deduções
Você não precisa entregar seus registros comerciais ao IRS junto com sua declaração de imposto de renda comercial todos os anos, mas deve ter bons registros para provar os materiais de escritório e as despesas operacionais de escritório que você considera como deduções ou depreciações.
Suprimentos em outras categorias de negócios
Material de escritório no custo dos produtos vendidos
Os suprimentos usados em um depósito ou para remessa de produtos são diferentes dos suprimentos usados em seu escritório. Os suprimentos e materiais que você usa para produzir produtos estão incluídos no custo dos produtos vendidos. O custo dos produtos vendidos é um cálculo na declaração de imposto de renda de sua empresa que analisa as alterações de estoque durante o ano e tudo o que você gasta para fabricar e enviar produtos aos seus clientes.
Os suprimentos no custo dos produtos vendidos incluem:
- Os suprimentos que se tornam fisicamente parte do item que você está vendendo são incluídos no estoque como parte do cálculo
- Suprimentos que você usa para enviar produtos, como materiais de embalagem, fitas de remessa e etiquetas
Materiais e equipamentos de escritório em custos iniciais
Se você estiver estocando material de escritório e comprando equipamentos de escritório, computadores e software como parte do início de sua empresa, precisará manter um registro separado desses custos. Os custos iniciais geralmente devem ser depreciados, mas você pode arcar com até US$ 5.000 em despesas iniciais e até US$ 5.000 em despesas organizacionais durante seu primeiro ano de negócios.
Material de escritório e despesas na declaração de impostos da sua empresa
Para proprietários individuais e LLCs unipessoais, mostre materiais de escritório na categoria “material de escritório” do Anexo C, na Linha 18. Você pode incluir despesas de escritório inferiores a US$ 2.500 nesta categoria ou pode separar as despesas de escritório e incluí-las em “Outras Despesas” na Linha 27a.
Para parcerias e LLCs com vários membros,mostre essas despesas na seção “Outras Deduções” do Formulário 1065 (linha 20). Você deve anexar uma declaração separada detalhando as diferentes deduções incluídas nesta linha.
Para corporações,mostre essas despesas na seção “Outras Deduções” do Formulário 1120. Primeiro, você deve incluir uma declaração listando as deduções e, em seguida, incluir o total em “Outras Deduções”, Linha 26.
