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As empresas devem certificar-se de que todas as novas contratações são elegíveis para trabalhar nos EUA. Os novos funcionários devem verificar a sua identidade e a sua autorização de emprego. Este processo de verificação inclui o Formulário I-9
Para preencher o formulário, o funcionário mostra documentos de identidade e elegibilidade para trabalho. Você, como empregador, analisa os documentos e atesta que eles são aceitáveis.
Etapas para preencher o formulário I-9
O processo de preenchimento do Formulário I-9 ocorre em duas etapas:
- Etapa 1:O funcionário preenche a Seção 1, atestando (confirmando com evidências) os documentos apresentados
- Etapa 2:Na Seção 2, o empregador verifica os documentos
Este processo de envio e análise de documentos deve ser feito imediatamente após a contratação. A Seção 1 deve ser feita o mais tardar no primeiro dia de trabalho do funcionário, e o exame da Seção 2 deve ocorrer dentro de três dias após o primeiro dia de trabalho do funcionário.
Critérios de Documentos Aceitáveis
O Serviço de Alfândega e Imigração dos EUA (USCIS) lista documentos que são aceitáveis como verificação de identidade e autorização de trabalho.
Os documentos aceitáveis devem estabelecer (1) a identidade do indivíduo e (2) a autorização de emprego. Existem três listas de documentos.
- Os documentos da Lista A são aceitáveis para identificar o trabalhador e também para estabelecer autorização de trabalho.
- Os documentos da Lista B são aceitáveis para identificar o trabalhador, e
- Os documentos da Lista C são usados para estabelecer autorização de trabalho.
Você pode aceitar um documento da Lista A porque esses documentos são aceitáveis para estabelecer identidade e autorização de trabalho. Caso o requerente não possua um documento da Lista A, deverá fornecer-lhe um documento da Lista B e um documento da Lista C.
O formulário I-9 não exige que o funcionário forneça número de seguro social e não exige foto em documentos de identidade (Lista B).
Observação
A lista abaixo é geral e não inclui detalhes sobre requisitos de documentos. Consulte esta lista de documentos aceitáveis para imagens de documentos e mais detalhes sobre os requisitos, ou consulte as Instruções para o Formulário I-9.
Listar documentos A
Documentos que estabelecem a identidade e a elegibilidade (não é necessário documento adicional):
- Passaporte dos EUA ou cartão de passaporte dos EUA
- Cartão de residente permanente ou cartão de recibo de registro de estrangeiro (um “green card”) (Formulário I-551)
- Passaporte estrangeiro com Formulário I-94 ou Formulário I-94A com Registro de Chegada/Partida, e contendo endosso para trabalho.
- Um passaporte estrangeiro contendo um carimbo do Formulário I-551 ou notação impressa do Formulário I-551
- Cartão de residente permanente anterior com assinatura
- Cartão de residente permanente com notação “Assinatura dispensada”
- Cartão de documento de autorização de trabalho (formulário I-766). O USCIS começou a emitir o cartão atual em 1º de maio de 2017. Alguns cartões emitidos após 1º de maio de 2017 ainda podem exibir um formato anterior. Ambos os formatos permanecerão válidos até a data de validade indicada no cartão.
- No caso de um estrangeiro não imigrante autorizado a trabalhar para um empregador específico relacionado ao status, um passaporte estrangeiro com Formulário I-94 ou Formulário I-94A com o mesmo nome do passaporte e contendo um endosso da condição de não imigrante do estrangeiro, desde que o período de endosso ainda não tenha expirado e o emprego proposto não esteja em conflito com quaisquer restrições ou limitações identificadas no formulário
- Passaporte dos Estados Federados da Micronésia (FSM) ou da República das Ilhas Marshall (RMI) com Formulário I-94 ou I-94A.
Documentos da Lista B
Documentos que estabelecem identidade (devem ser usados com um documento da Lista C):
- Carteira de motorista ou carteira de identidade emitida por um estado dos EUA ou posse remota dos EUA, desde que contenha uma fotografia ou informações como nome, data de nascimento, sexo, altura, cor dos olhos e endereço
- Carteira de identidade emitida por órgãos ou entidades governamentais federais, estaduais ou locais, desde que contenha fotografia ou informações como nome, data de nascimento, sexo, altura, cor dos olhos e endereço
- Carteira escolar com foto
- Cartão de eleitor
- Cartão militar dos EUA ou registro de recrutamento
- Carteira de identidade de dependente militar
- Cartão da Marinha Mercante da Guarda Costeira dos EUA
- Documento tribal nativo americano
- Carteira de motorista emitida por uma autoridade governamental canadense
- Para menores de 18 anos que não possam apresentar os documentos listados acima: histórico escolar ou boletim escolar; registro clínico, médico ou hospitalar; registro de creche ou creche.
Listar documentos C
Documentos que estabelecem autorização de trabalho (devem ser utilizados com documento da Lista B):
- Cartão de número de conta de segurança social irrestrito. O cartão não é aceitável se contiver palavras restritivas: “NÃO VÁLIDO PARA EMPREGO”, “VÁLIDO PARA TRABALHO APENAS COM AUTORIZAÇÃO DO INS” ou “VÁLIDO PARA SOMENTE COM AUTORIZAÇÃO DO DHS”.
- Relatório Consular de Nascimento no Exterior emitido pelo Departamento de Estado (Formulário FS-240)
- Certificação de Nascimento no Exterior emitida pelo Departamento de Estado dos EUA (FORM FS-545
- Certificação de Boletim de Nascimento emitido pelo Departamento de Estado (Formulário DS-1350)
- Cópia original ou autenticada de uma certidão de nascimento emitida por uma autoridade estadual, municipal, municipal ou território dos EUA com selo oficial
- Documento tribal nativo americano
- Cartão de identificação de cidadão dos EUA (formulário I-197)
- Cartão de identificação para uso de cidadão residente nos EUA (formulário I-179)
O que verificar ao examinar documentos
- Certifique-se de que o status do candidato listado na Seção I corresponda aos documentos de identificação.
- Todos os documentos devem ser originais e não cópias. Cópias de documentos não são aceitáveis. Se não tiver certeza se um documento é original, procure uma marca d’água ou selo.
- Você pode fazer cópias de documentos, mas deverá devolver o documento original ao funcionário.
- Você deve manter os documentos em um local seguro, para proteger a privacidade dos funcionários, e deve fazer cópias dos documentos para todos os funcionários, e não apenas para alguns.
- Você não pode exigir determinados documentos ou expressar preferência por determinados documentos. Todos os documentos em cada lista são igualmente aceitáveis.
- Certifique-se de inserir todas as informações exigidas para cada documento no formulário I-9, mesmo se você guardar cópias dos documentos.
Observação
Você não precisa enviar o formulário I-9 e os documentos ao USCIS. Mantenha tudo no cadastro de seus funcionários, para que as informações estejam disponíveis em caso de auditoria ou fiscalização.
Como obter formulários I-9
Antes de contratar seu primeiro funcionário, certifique-se de ter em mãos os formulários I-9. Você pode usar várias versões do formulário:
- O USCIS tem uma opção online que permite preencher o formulário I-9 em um computador.
- Você pode usar uma versão em papel do formulário I-9. Esta versão não é preenchível e deve ser impressa.
- Você pode encontrar uma versão em papel do formulário I-9 em uma loja de materiais de escritório.
