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Quando chega a hora de o proprietário de uma empresa preencher os formulários fiscais comerciais, pode ficar um pouco confuso ao tentar entender como lidar com equipamentos e suprimentos adquiridos para fins comerciais. Esses dois tipos de compras são considerados de formas diferentes para fins contábeis e fiscais.
Algumas compras, especialmente aquelas de valor menor, podem ser contabilizadas como despesas, enquanto outras compras, geralmente equipamentos, devem ser depreciadas (distribuídas ao longo do tempo).
Equipamentos e suprimentos apenas para uso comercial
Primeiro, observe que essas compras são apenas para fins comerciais e não para uso pessoal.
Suprimentos, como papel para impressora, não podem ser usados para fins pessoais. Embora isso não pareça uma distinção importante, uma auditoria do IRS pode considerar essas compras não dedutíveis se você não puder provar seu uso como despesa comercial.
O equipamento comercial que pode ser usado para fins pessoais e comerciais é chamado de propriedade listada. Você poderá deduzir uma determinada porcentagem do custo do equipamento comercial se puder comprovar a quantidade de uso comercial.
Observação
Use seu cartão de crédito comercial ou conta bancária ao comprar equipamentos e suprimentos comerciais. Porém, a forma de compra por si só não comprova sua utilização como despesa comercial.
Despesas vs. Depreciação
A coisa mais importante a lembrar sobre a diferença entre suprimentos comerciais e equipamentos comerciais é que os suprimentos são ativos de curto prazo ou circulantes e os equipamentos são ativos de longo prazo.
Os ativos circulantes são aqueles ativos consumidos em um ano (mais ou menos), enquanto os ativos de longo prazo são utilizados ao longo de vários anos. Sim, o papel de cópia pode ficar na prateleira por mais de um ano, mas esta é apenas uma diretriz geral para categorizar ativos para fins fiscais.
Deduzir despesas com suprimentos
Como os suprimentos são supostamente esgotados no ano da compra, o custo dos suprimentos como ativo circulante é listado como uma despesa na demonstração de resultados (P&L) da sua empresa e considerado como uma dedução dos impostos comerciais no ano em que são adquiridos.
Depreciar despesas com equipamentos
Como os equipamentos podem ser usados por um longo período de tempo, o valor desses equipamentos é categorizado como um ativo de longo prazo na planilha Saúde Teu, e o custo é depreciado ao longo do tempo (considerado como uma dedução em incrementos ao longo da vida útil do equipamento).
Observação
O IRS tem nomes diferentes para dedução e depreciação. Em vez de “deduzir”, eles dizem “despesas”, o que significa deduzir uma despesa. Em vez de “depreciar”, dizem “capitalizar”, o que significa distribuir o custo dos activos de capital, como equipamento, ao longo do tempo.
O que são suprimentos comerciais?
Suprimentos comerciais são itens comprados e normalmente usados durante o ano. Os tipos mais comuns de suprimentos comerciais são materiais de escritório, incluindo grampeadores, post-its, marcadores e suprimentos usados para operar copiadoras, impressoras e outras máquinas de escritório.
Se você estiver comprando suprimentos para uso em produtos que fabrica ou vende, incluindo materiais de embalagem e envio, esses suprimentos serão tratados de forma diferente para fins contábeis e fiscais.
Os suprimentos para fabricação, envio e embalagem de produtos são contados como estoque e fazem parte do cálculo do custo dos produtos vendidos. No final de um ano, é feito um inventário destes fornecimentos como parte deste cálculo.
Para fins contábeis, os suprimentos comerciais são considerados ativos circulantes. As compras de suprimentos comerciais são deduzidas em sua declaração de imposto de renda comercial na seção “Despesas” ou “Deduções”.
O que é equipamento comercial?
Equipamento comercial é um bem tangível usado em um negócio. Os equipamentos são considerados mais permanentes e duradouros do que os suprimentos, que se esgotam rapidamente. Os equipamentos incluem máquinas, móveis, utensílios, veículos, computadores, dispositivos eletrônicos e máquinas de escritório. Os equipamentos não incluem terrenos ou edifícios pertencentes a uma empresa.
A aquisição de equipamentos não é contabilizada como despesa de um ano; em vez disso, as despesas são distribuídas ao longo da vida útil do equipamento. Isso é chamado de depreciação. Do ponto de vista contábil, os equipamentos são considerados bens de capital ou ativos fixos, que são utilizados pela empresa para obter lucro.
Impostos sobre vendas de equipamentos comerciais
Os ganhos ou perdas nas vendas de bens de capital, incluindo equipamentos, são tratados de forma diferente, tanto do ponto de vista fiscal como contabilístico, do que o rendimento regular de vendas de uma empresa. O ganho ou perda na venda está sujeito a impostos sobre ganhos de capital, tributados a uma alíquota diferente da renda. A taxa depende de há quanto tempo o ativo foi vendido, mas geralmente não é superior a 15%. Você deve relatar ganhos de capital no Anexo D de sua declaração de imposto de renda.
Nova maneira de deduzir equipamentos de baixo custo
Embora o equipamento comercial, como outras propriedades comerciais, geralmente deva ser depreciado, você poderá deduzir o custo total do equipamento comercial em algumas circunstâncias. Essa dedução é chamada de porto seguro de minimis, o que significa que é uma exceção para pequenas quantias. Aqui estão os requisitos:
Se sua empresa tiver o que o IRS chama de “demonstrativo financeiro aplicável”, você poderá deduzir o imposto comercial no ano em que comprou o equipamento para valores pagos por equipamentos comerciais de até US$ 5.000 por item, com fatura.
Se sua empresa não tiver um demonstrativo financeiro aplicável, você pode deduzir o imposto comercial de US$ 2.500 por item, com fatura, no ano em que comprou o equipamento.
Você também deve notificar o IRS em sua declaração de imposto de renda de que está fazendo essa dedução.
