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O IRS tem uma definição específica para viagens de negócios quando se trata de determinar se essas despesas são dedutíveis nos impostos. A agência afirma que viagens de negócios são viagens que o afastam de sua residência fiscal e são “substancialmente mais longas do que um dia normal de trabalho”. Requer que você durma ou descanse enquanto estiver fora de casa, e que faça isso. A viagem deve ser “temporária”. Isso significa que não pode durar um ano ou mais.
Principais conclusões
- Você pode deduzir despesas que o afastam de sua residência fiscal por um período de tempo que exigiria que você passasse a noite.
- Sua residência fiscal é a cidade ou área onde seu local regular de negócios está localizado.
- Você está limitado a 50% do custo de suas refeições.
- Sua viagem deve ser inteiramente relacionada a negócios para que os custos sejam dedutíveis, mas regras especiais se aplicam se você viajar para fora dos EUA.
Qual é a sua “casa fiscal”?
Sua residência fiscal é um conceito definido pelo IRS para ajudar a determinar se uma viagem é dedutível de impostos. É definido pelo IRS como toda a cidade ou área geral onde está localizado seu local regular de negócios. Não é necessariamente a área onde você mora.
Sua residência fiscal pode ser usada para determinar se suas despesas de viagens de negócios são dedutíveis depois de determinar onde elas estão localizadas. Provavelmente, você poderá contar suas despesas durante a viagem como deduções comerciais se tiver que sair de casa fiscal durante a noite ou se precisar de tempo para descansar e dormir enquanto estiver fora.
Observação
Verifique com um contador para ter certeza de que você está identificando com precisão a localização de sua residência fiscal.
Cobranças na sua conta do hotel
As despesas com o quarto e os impostos associados são dedutíveis, assim como as despesas de lavanderia e as despesas com chamadas telefônicas ou pelo uso de um aparelho de fax. As gorjetas também são dedutíveis. Mas despesas pessoais adicionais, como taxas de academia ou taxas de filmes ou jogos, não são dedutíveis.
A regra dos 50% para refeições
Você pode deduzir o custo das refeições durante a viagem, mas as despesas de entretenimento não são mais dedutíveis e você não pode deduzir refeições “luxuosas ou extravagantes”.
Os custos das refeições são dedutíveis em 50%. O limite de 50% também se aplica a impostos e gorjetas. Você pode usar seus custos reais ou um subsídio de refeição padrão para deduzir o custo de refeição, desde que não exceda o limite de 50%.
O custo de trazer um cônjuge, amigo ou funcionário
O custo de trazer o cônjuge, filho ou qualquer outra pessoa em uma viagem de negócios é considerado uma despesa pessoal e não é dedutível. Mas você poderá deduzir despesas de viagem do indivíduo se:
- A pessoa é um funcionário
- Eles têm um propósito comercial genuíno para viajar com você
- Caso contrário, eles seriam autorizados a deduzir despesas de viagem
Observação
Você poderá deduzir o custo da viagem de um acompanhante se puder provar que a outra pessoa é empregada pela empresa e está realizando tarefas comerciais substanciais durante a viagem. Isso pode incluir a elaboração de atas em reuniões ou reuniões com clientes empresariais.
Usando diárias para calcular custos de viagem de funcionários
O termo “per diem” significa “por dia”. Diárias são valores considerados razoáveis para refeições diárias e despesas diversas durante a viagem.
As taxas diárias são definidas para viagens aos EUA e ao exterior, e as taxas variam dependendo da área. Eles são mais altos nas grandes cidades dos EUA do que em seções do país fora das grandes áreas metropolitanas. As empresas podem definir suas próprias taxas diárias, mas a maioria das empresas usa as taxas definidas pelo governo dos EUA.
Os reembolsos de diárias não são tributáveis, a menos que sejam superiores à taxa máxima definida pela Administração de Serviços Gerais. O excesso é tributável ao empregado.
Se você não gastar todo o seu tempo em atividades de negócios durante uma viagem internacional, poderá deduzir apenas a parte comercial de ida e volta ao destino. Você deve alocar custos entre atividades comerciais e pessoais.
Viagens combinadas de negócios/pessoais
Sua viagem deve ser inteiramente relacionada a negócios para que você possa deduzir os custos de viagem se permanecer nos EUA, mas algum tempo pessoal “incidental” é aceitável. Seria secundário ao objetivo principal de sua viagem se você viajasse para Dallas a negócios e passasse uma noite com a família na região enquanto estiver lá.
Mas tentar transformar uma viagem pessoal em uma viagem de negócios não funcionará, a menos que a viagem seja substancialmente para fins comerciais. O IRS indica que “o agendamento de atividades comerciais incidentais durante uma viagem, como assistir a vídeos ou assistir a palestras que tratam de assuntos gerais, não transformará o que realmente são férias em uma viagem de negócios”.
Viagens de negócios internacionais
As regras são diferentes se parte ou toda a sua viagem o levar para fora dos EUA. Sua viagem internacional pode ser considerada relacionada a negócios se você esteve fora dos EUA por mais de uma semana e menos de 25% do tempo foi gasto em atividades pessoais.
Você pode deduzir os custos de toda a sua viagem se ela o levar para fora dos EUA e passar o tempo todo em atividades de negócios, mas deve ter “controle substancial” sobre o itinerário. Um funcionário viajando com você não teria controle sobre a viagem, mas você teria, assim como o proprietário da empresa.
Observação
A viagem pode ser considerada inteiramente a negócios se você gastar menos de 25% do tempo em atividades pessoais, caso sua viagem o leve fora dos EUA por mais de uma semana.
Você só pode deduzir a parte comercial da ida e volta do destino se não gastar todo o seu tempo em atividades de negócios durante uma viagem internacional. Você deve alocar custos entre suas atividades comerciais e pessoais.
O custo de um cruzeiro (dentro dos limites)
O custo de um cruzeiro pode ser dedutível até o limite especificado determinado pelo IRS, que é de US$ 2.000 por ano a partir de 2022. Você deve ser capaz de comprovar que o cruzeiro estava diretamente relacionado a um evento de negócios, como uma reunião de negócios ou reunião do conselho de administração.
O IRS impõe requisitos rigorosos adicionais específicos para deduzir viagens de cruzeiro como despesas comerciais.
Perguntas frequentes (FAQ)
Como você amortiza despesas de viagens de negócios?
As despesas de viagens de negócios são inseridas no Anexo C se você trabalha por conta própria. O cronograma é preenchido junto com sua declaração de imposto de renda do Formulário 1040. Ele lista todas as suas receitas comerciais e, em seguida, você pode subtrair o custo de suas viagens de negócios e outras deduções comerciais para as quais você se qualifica para chegar ao seu rendimento tributável.
Quais são as despesas padrão de viagens de negócios?
As despesas padrão de viagens de negócios incluem hospedagem, alimentação, custos de transporte, envio de bagagem e/ou itens de trabalho, lavanderia e lavagem a seco, custos de comunicação e gorjetas. Mas inúmeras regras se aplicam, portanto, verifique com um contador antes de reivindicá-las.
O resultado final
Esses regulamentos de dedução fiscal são complicados e existem muitas qualificações e exceções. Consulte seus profissionais tributários e jurídicos antes de tomar medidas que possam afetar seus negócios.
