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É o seu primeiro ano de negócios e a hora dos impostos chegou. Como o proprietário de uma nova empresa se prepara para receber essas declarações de maneira precisa, oportuna e de uma maneira que alcance a restituição máxima possível de impostos comerciais?
Aqui estão as principais considerações a serem levadas em consideração ao preencher sua primeira declaração de imposto de renda comercial.
Revise completamente a declaração de imposto comercial
Primeiro, dê uma olhada em uma cópia da declaração de imposto de renda comercial que você apresentará para ver quais itens de linha você deverá preencher com os valores.
Se houver perguntas na devolução, certifique-se de ter as respostas para elas. Isso pode incluir a natureza do negócio, há quantos anos você está no mercado e a localização da sua empresa.
Certifique-se de que seu plano de contas tenha as categorias corretas de receitas e despesas para você gerenciar seu negócio e registrar adequadamente suas declarações. Todas as empresas devem manter registros completos e precisos.
Escolha uma base contábil
Uma decisão que o proprietário deve tomar é se deve preparar as declarações fiscais em regime de caixa ou de competência.
- No regime de caixa, as receitas são reconhecidas quando recebidas e as despesas são reconhecidas quando pagas.
- Pelo regime de competência, as receitas são reconhecidas quando auferidas e as despesas são reconhecidas quando incorridas.
Embora os credores geralmente prefiram ver as demonstrações financeiras pelo regime de competência, as declarações fiscais ainda podem ser preparadas pelo regime de caixa, mesmo que as demonstrações financeiras sejam preparadas pelo regime de competência.
Uma nova empresa pode ter mais despesas não pagas do que receitas não cobradas no final do ano e, portanto, pode considerar deduzir essas despesas líquidas adicionais. Isso seria feito selecionando o regime de competência.
No entanto, em anos posteriores, quando o negócio for rentável, as contas a receber deverão ser superiores às contas a pagar e, portanto, a empresa estaria a registar rendimento líquido adicional e a pagar mais impostos se tivesse seleccionado o regime de competência em vez do regime de caixa.
Depois de tomar a decisão sobre qual base usar, você provavelmente permanecerá com ela durante toda a vida do seu negócio, embora alterações sejam permitidas.
Observação
Certas empresas, inclusive aquelas com maiores receitas ou estoques, devem optar pelo regime de competência.
Escolha um método de depreciação
A próxima decisão a considerar é o método de depreciação a ser usado.
A Receita Federal permite uma dedução no primeiro ano (até US$ 1.040.000 em 2020) para a maioria dos móveis e equipamentos, em vez de amortizar o custo em cinco ou sete anos. Portanto, a maioria dos proprietários de empresas geralmente optaria por fazer a baixa contábil do primeiro ano.
No entanto, as empresas sem lucros não podem deduzir a dedução da depreciação do primeiro ano, embora possam transportá-la para anos lucrativos.
Uma empresa em seus estágios iniciais pode considerar seguir o caminho de depreciação mais lento, de modo que a maioria das deduções estarão disponíveis quando a empresa tiver renda e estiver em uma faixa de impostos mais alta do que quando estava na fase inicial.
Lembre-se da dedução do seu escritório doméstico
Os proprietários individuais em locais comerciais baseados em casa devem considerar a possibilidade de deduzir uma parte de sua residência como uma dedução comercial. Para ter sucesso nesta área amplamente disputada, a área comercial utilizada em casa deve ser utilizada exclusivamente para negócios.
O proprietário da empresa mediria a metragem quadrada da casa usada para negócios e a metragem quadrada total da casa. A porcentagem resultante do uso comercial seria aplicada às despesas de escritório doméstico para determinar o valor a ser deduzido.
Se a empresa tiver prejuízo, uma dedução comercial baseada em casa não será permitida, mas poderá ser transportada.
A fim de contabilizar adequadamente o uso comercial da casa, o proprietário da empresa deduziria primeiro a porcentagem dos impostos imobiliários e dos juros hipotecários que, de outra forma, seriam considerados uma dedução detalhada.
Se ainda houver lucros restantes, outras despesas domésticas, como paisagismo e reparos gerais na casa, seriam alocadas à parte comercial e pessoal, e seria permitida uma dedução para a parte comercial.
Finalmente, se ainda houver lucro, a depreciação da casa é permitida na parte comercial.
Para calcular a depreciação, o custo da casa deve ser alocado entre o custo do terreno (que não é dedutível) e o custo da construção. O prédio deve então ser alocado entre as parcelas empresarial e pessoal pelo percentual calculado anteriormente.
A dedução de depreciação resultante é então amortizada ao longo de um período de quase 40 anos, e a despesa anual real de depreciação residencial normalmente não seria superior a algumas centenas de dólares.
Não se esqueça da remuneração de não funcionários
Outra parte das declarações fiscais de final de ano é a revisão dos contratados independentes que você pagou, para ver se o governo deve ser notificado sobre a remuneração de não funcionários.
Seus funcionários recebem um formulário W-2 para identificar sua renda e imposto retido na fonte. Qualquer empreiteiro que ganhe $ 600 (a partir do ano fiscal de 2020) ou mais receberá de você o Formulário 1099-NEC. Os governos federal e estadual também receberiam uma cópia.
Os empreiteiros que são pessoas jurídicas estão isentos de receber este formulário, mas as sociedades e sociedades de responsabilidade limitada (LLCs) com mais de um membro devem recebê-lo.
Observação
Se esperar até ao final do ano para obter o número de segurança social ou o número de identificação do empregador do contratante, poderá não conseguir obter as informações necessárias. Peça aos seus contratantes que preencham o Formulário W-9 para fornecer as informações necessárias.
Acompanhe as despesas com automóveis
As despesas com automóveis podem ser importantes para um negócio novo ou existente.
O proprietário da empresa deve manter um registro automático para acompanhar:
- Onde e quando a viagem ocorreu
- Quem foi visto
- Se houve um propósito comercial na viagem
Embora alguns indivíduos rastreiem apenas o uso comercial, é aconselhável manter o registro de todas as despesas com automóveis, já que aqueles que especificam suas deduções também podem deduzir o transporte como despesa médica e como contribuição de caridade, caso atuem em uma instituição de caridade.
As declarações de impostos comerciais vão querer saber quando você colocou o veículo em serviço e o valor das milhas comerciais, de deslocamento e pessoais para cada veículo durante o ano.
Plano para pagamento de imposto sobre trabalho autônomo
Os proprietários individuais lucrativos ficam por vezes surpreendidos ao descobrir que o imposto sobre o trabalho independente (imposto da Segurança Social e do Medicare para indivíduos independentes) pode ser uma parte significativa da sua fatura fiscal total. Certifique-se de calcular esses impostos como parte do total de impostos estimados ao pagar estimativas trimestrais.
Esteja preparado para uma surpresa no Dia do Imposto. Não só a Saúde Teu é devida pelos impostos do ano passado, mas também a parcela do primeiro trimestre dos impostos do ano seguinte.O fluxo de caixa deve ser monitorado para garantir que esses fundos estejam disponíveis.
Observação
O IRS estendeu alguns prazos de declaração de impostos para 2021. As declarações fiscais individuais vencem agora em 17 de maio de 2021 (prorrogado a partir de 15 de abril). A prorrogação não se aplica aos pagamentos estimados de impostos com vencimento em 15 de abril. Se sua empresa estiver em uma área onde a FEMA emitiu uma declaração de desastre devido a tempestades de inverno, os prazos de apresentação e pagamento de impostos devidos em 15 de março e 15 de abril de 2021 serão estendidos até 15 de junho de 2021. Isso inclui suas declarações fiscais para 2020 e seu primeiro pagamento de imposto estimado para 2021.
Esta discussão cobre apenas alguns dos muitos itens que um novo proprietário de empresa deve considerar ao se preparar para sua declaração fiscal comercial inicial.
Aqueles que trabalham com preparadores fiscais empresariais também devem consultá-los para determinar o formato em que os dados comerciais devem ser transmitidos para a preparação de declarações.
As informações contidas neste artigo não constituem aconselhamento fiscal ou jurídico e não substituem tal aconselhamento. As leis estaduais e federais mudam com frequência e as informações neste artigo podem não refletir as leis do seu próprio estado ou as alterações mais recentes nelas. Para obter aconselhamento fiscal ou jurídico atualizado, consulte um contador ou um advogado.
