Table of Contents
Um serviço de cofre em um banco concede acesso a um ou mais cofres, que são caixas postais que o banco pode instalar em vários locais do país para que sua empresa receba cheques ou pagamentos de clientes.
Os sistemas lockbox ajudam as empresas a cobrar pagamentos com mais eficiência. Em vez de você mesmo lidar com os pagamentos recebidos (e esperar que esses pagamentos sejam enviados pelo correio), os pagamentos vão para um cofre e o banco pode cobrar esses pagamentos, capturar informações sobre a transação para fins de manutenção de registros e até mesmo colocar o dinheiro em sua conta comercial.Identificar o que os sistemas de cofre bancário oferecem pode ajudá-lo a determinar se vale a pena adicionar ao seu sistema de contas a receber.
Vários tipos de cofres bancários
Você poderá escolher entre três tipos de serviços de lockbox:
- Varejo:Esta opção de cofre bancário é usado por organizações que recebem um grande volume de pagamentos relativamente pequenos.Por exemplo, uma empresa que tem clientes em todo o país (como uma companhia telefônica) pode instalar cofres em diversas áreas para evitar que os pagamentos fiquem vários dias no correio. Esses pagamentos são frequentemente visualizados e os dados são capturados com um cupom de pagamento padrão legível por computador. Em muitos casos, os pagamentos de contas “on-line” da conta bancária do consumidor acabam nesses cofres.
- Atacado:Utilizado para pagamentos maiores e menos frequentes, como aqueles entre parceiros de negócios (fornecedores, por exemplo). Como esses pagamentos podem ser grandes, pode valer a pena colocar o dinheiro no banco mais rapidamente. Contudo, esses recebíveis geralmente não são tão simples quanto um cheque com cupom de pagamento padronizado; requer mais mão-de-obra e experiência para processar dados através de tecnologia especializada, como reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e tecnologia de digitalização de páginas.
- Outro:Esta é uma solução de cofre bancário personalizada que você pode configurar para qualquer finalidade em determinados bancos. Se as contas a receber fora das detalhadas acima precisarem ser enviadas pelo correio, o banco muitas vezes pode projetar uma solução criativa e personalizada.
Pagamento rápido
Normalmente, quando clientes ou parceiros enviam dinheiro para sua empresa, você precisa depositar esses fundos. Isso significa esperar até que o pagamento chegue, enviar o cheque para alguém ao banco (ou pedir a um funcionário que converta o pagamento em um pagamento eletrônico) e aguardar a compensação dos fundos em sua conta.
Quando você tem um grande volume de contas a receber, são necessários recursos significativos para lidar com esses pagamentos. Além do mais, esperar que os cheques em papel passem pelo sistema postal e atravessem o país significa que você terá que esperar pelo menos um a três dias antes de receber o pagamento.
Com um sistema de cofre bancário, você recebe o pagamento mais rapidamente. Você pode ter caixas postais instaladas em áreas geográficas selecionadas que minimizarão o tempo de correspondência dos clientes e muitas vezes reduzirão o tempo geral de processamento de cobranças em algo entre algumas horas e alguns dias.
Várias entregas por dia
Com o seu serviço de correio local, você poderá receber apenas uma entrega por dia. Isso resulta em um tempo de “flutuação” extra, que se refere a quanto tempo os cheques ficam no sistema postal.Especialmente quando os valores em dólares são grandes, esperar apenas um dia útil extra pode custar caro.
Dependendo do sistema de cofre escolhido, a correspondência pode ser entregue várias vezes em centros de correspondência de alto volume, o que também ajuda a coletar mais rapidamente.
Terceirização de Recebíveis
Sem um cofre, um ou mais de seus associados devem abrir correspondências e capturar informações de transações, o que pode afastá-los de atividades geradoras de receita.
Por outro lado, um funcionário do serviço de cofre do seu banco abrirá a correspondência, digitará qualquer informação de pagamentos e, às vezes, fornecerá serviços adicionais. A promessa dos fornecedores é que você aplicará seus recursos em seu negócio principal e, ao mesmo tempo, permitirá que eles cuidem do processamento de pagamentos.
Observação
Como você não tem funcionários nesses locais – o banco tem – esteja preparado para pagar uma taxa mensal pela caixa de correioeuma taxa de transação por pagamento para alguém processar esses pagamentos para você.
Ferramentas Adicionais
Alguns sistemas de lockbox oferecem recursos adicionais que mantêm as coisas funcionando perfeitamente. Por exemplo, seu banco pode manter um registro dos números de conta dos cheques dos clientes para que possam identificar como creditar um pagamento caso o cliente se esqueça de incluir um cupom de pagamento (ou se o cliente não fornecer o número da conta). Para quaisquer itens estranhos ou erros, o banco pode criar um portal online onde você pode visualizar esses problemas e resolvê-los.
Opções Eletrônicas
Muitos bancos converterão pagamentos em cheque em pagamentos eletrônicos para você (quando permitido).Outros oferecem cofres eletrônicos, por meio dos quais os pagamentos em cheque são agregados e enviados diretamente para a conta bancária comercial como um depósito ACH. Esta opção pode permitir que sua empresa receba o pagamento dois a três dias antes do que com cheques em papel.
Novas alternativas aos cofres oferecidos pelos bancos vêm de startups de fintech como LiquidX, Tiplalti e C2FO. Essas são apenas algumas empresas que estão trabalhando para solucionar problemas relacionados ao tempo de flutuação, atraso, carga de papel e erros em pagamentos B2B.
